Audyt procesowy – to jedno z najczęstszych działań jakie ostatnio podejmujemy. Kończymy właśnie wizytę u jednego z naszych klientów i przy okazji postanowiliśmy podzielić się z Wami kilkoma przemyśleniami, które mam nadzieję, będą dla Was wartościowe.
Nasi klienci to w większości firmy, które bardzo dynamicznie się rozwijają. Efektem jest szybko rozwijająca się firma, rosnące obroty i… procesy, które są coraz mniej wydolne.
W trakcie kilku dni audytu analizujemy dokładnie stan procesów, sposób ich organizacji, powiązań między nimi, przepływ, kompetencje i wiele innych tematów.
Wnioski jakie bardzo często mamy, a które mogłyby Wam pomóc w codziennej pracy
1. Pracujcie w oparciu o dane i fakty. Zarządzajcie procesem rozumiejąc go i mierząc.
2. W miarę jak firma się rozwija w procesach powstaje coraz więcej tzw.bajpasów. Zatem regularnie przeglądajcie procesy i zastanawiajcie się czy to Wy zarządzacie procesem, a może proces Wami.
3. Budujcie dobrą atmosferę w zespole. Dbajcie o to, żeby pracownicy działali wspólnie jak jeden zespół. Nie szukajcie winnych. Skupiajcie się na błędach w procesie i szukajcie rozwiązań.
4. Nie patrzcie na efektywność pojedynczych działów. Dbajcie o przepływ w całym procesie.
5. Systemy ERP, Automatyzacja, Technologia są świetnym wsparciem dla firm w XXI wieku. Są one projektowane przez ludzi i często obsługiwane przez ludzi. Błędy na etapie tworzenia/wdrożenia często na długi czas destabilizują firmę.
6. Patrzcie na Wasz proces z perspektywy produktu/usługi – zastanówcie się jaka drogę pokonuje od początku do końca. Czy jest to szybki pociąg po sprawdzonej trasie, a może górska trasa z licznymi remontami i objazdami.
7. Patrzcie na pracę realizowaną przez Was i Wasz proces przez pryzmat negacji. Nie myślcie o tym co robicie źle. Negujcie rzeczywistość zastanawiając się czy to na pewno jest najlepsza metoda wykonania danej czynności – przyzwyczajenia to ogromny zabójca efektywności.
