Koncepcja Kanban to ewolucyjny system zarządzania zmianą. Oznacza to, że istniejący proces jest ulepszany małymi krokami. Wprowadzając wiele drobnych zmian (zamiast jednej dużej) zmniejsza się ryzyko niepowodzenia dla całego systemu. Ewolucyjne podejście Kanban prowadzi do niskiego oporu w zespole i zaangażowanych uczestnikach procesu.
Pierwszym krokiem we wprowadzeniu Kanban jest wizualizacja przepływu pracy. Odbywa się to w formie tablicy Kanban składającej się z prostej tablicy i karteczek lub kart samoprzylepnych. Każda karta na planszy reprezentuje zadanie. Tablica to także miejsce częstych spotkań zespołu i wymiana informacji a także wsparcie służące dobru całemu procesu.
Praktyki Kanban
6 podstawowych praktyk metody Kanban:
- Wizualizuj przepływ pracy
- Ograniczaj pracę w toku
- Zarządzaj przepływem
- Spraw, aby zasady dotyczące procesów były wyraźne
- Zaimplementuj pętle sprzężenia zwrotnego
- Ulepszaj wspólnie
Wizualizuj
Wizualizuj przepływ pracy: jest to podstawowy pierwszy krok do przyjęcia i wdrożenia metody Kanban. Musisz wizualizować na fizycznej tablicy lub elektronicznej, etapy procesu, z których obecnie korzystasz, aby dostarczać swoją pracę lub usługi. W zależności od złożoności procesu i kombinacji operacji Twoja tablica Kanban może być bardzo prosta lub bardzo rozbudowana. Po zwizualizowaniu procesu możesz pokazać bieżącą pracę, którą wykonujesz Ty i Twój zespół. Może to mieć formę samoprzylepnych kartek lub kart w różnych kolorach oznaczających rożne rodzaje zadań. Kolory oznaczają różne typy elementów pracy. Jednak początkowo warto uprosić tablicę a potem sukcesywnie rozbudowywać czy nawet przeprojektować.
Ograniczaj
Ograniczaj pracę w toku: Ograniczenie pracy w toku (work in progess- WIP) ma fundamentalne znaczenie dla wdrożenia Kanban – „systemu ciągnącego”. Ograniczając WIP, zachęcasz swój zespół do ukończenia pracy od ręki przed podjęciem nowej pracy. Dlatego prace w toku muszą być zakończone i oznaczone jako wykonane. Zwalnia to miejsce w systemie, dzięki czemu zespół może zaplanować w to miejsce nową pracę. Początkowo może nie być łatwo zdecydować, jakie powinny być twoje limity WIP. W rzeczywistości możesz zacząć też bez limitów WIP.
Don Reinertsen sugeruje (zrobił to na jednej z konferencji Lean Kanban), że możesz zacząć bez limitów WIP i po prostu obserwować początkowe prace w toku. Twój zespół uczy się stosować metodykę Kanban. Gdy masz wystarczającą ilość danych, zdefiniuj limity WIP. Zrób to dla każdego etapu przepływu pracy (każdej kolumny na tablicy Kanban) jako równe połowie średniego WIP.
Ograniczanie WIP i umieszczanie limitów WIP w każdej kolumnie tablicy pomaga członkom zespołu. Najpierw ukończyć to, co robią przed podjęciem nowych rzeczy. Komunikuje otoczeniu, że możliwości pracy są w danym momencie ograniczone. Wszelkie dodatkowe zadnia muszą być dokładnie zaplanowane.
Zarządzaj
Zarządzaj przepływem: Zarządzanie i ulepszanie przepływu to sedno systemu Kanban po wdrożeniu pierwszych 2 praktyk. System Kanban pomaga zarządzać przepływem, pokazuje różne etapy przepływu pracy i status pracy na każdym etapie. Gdy jest dobrze zdefiniowany jest przepływ pracy i ustawione są limity WIP, zaobserwujesz płynny przepływ ramach limitów WIP lub narastania pracy. Szybko dostrzeżesz gdy coś zostanie zachwiane. W konsekwencji zacznie to wstrzymywać wydajność. Wszystko to wpływa na tempo pracy i przepływu strumieniem wartości.
Kanban pomaga Twojemu zespołowi analizować system. Pomaga wprowadzać poprawki w celu poprawy przepływu, tak aby skrócić czas potrzebny na wykonanie każdej pracy. Kluczowym aspektem tego procesu obserwowania pracy i eliminowania wąskich gardeł jest przyjrzenie się etapom pośrednim w procesie. Uwidaczniają się także wszelkie oczekiwania. Skrócenie czasu oczekiwania jest kluczem do skrócenia czasu cyklu. Gdy poprawiasz przepływ, dostarczanie pracy Twojemu zespołowi staje się płynniejsze i bardziej przewidywalne. W miarę, jak staje się to bardziej przewidywalne, łatwiej jest podejmować wiarygodne zobowiązania wobec klienta. Dotyczące tego, kiedy zakończysz zlecenia, które dla niego wykonujesz. Poprawa umiejętności rzetelnego prognozowania czasu realizacji jest kolejną silną możliwością wynikającą z wdrażania systemu Kanban.
Jasno określaj zasady procesu: W ramach wizualizacji procesu, sensowne jest również wyraźne zdefiniowanie i wizualizacja zasad dotyczących sposobu wykonywania pracy. Formułując wyraźne wytyczne dotyczące procesu, tworzysz wspólną podstawę dla wszystkich uczestników. Mogą zrozumieć, jak wykonywać każdy rodzaj pracy w systemie. Zasady mogą być np. w postaci listy kontrolnej czynności, które należy wykonać dla każdego typu operacji. Mogą obejmować kryteria, które należy uwzględnić co pomaga członkom zespołu dobrze zarządzać przepływem pracy. Zasady muszą być jawne, wyraźnie zdefiniowane a następnie wizualizowane na tablicy Kanban.
Implementuj
Implementuj pętle sprzężenia zwrotnego: Pętle sprzężenia zwrotnego są integralną częścią każdego dobrego systemu. Metoda Kanban zachęca i pomaga wdrażać różnego rodzaju pętle zwrotne. Przeglądanie etapów przepływu procesu na tablicy Kanban, raporty oraz szereg wizualnych wskazówek, zapewniają ciągłe informacje zwrotne. Będą do dane na temat postępu procesu lub jego braku. Pętle sprzężenia zwrotnego mają kluczowe znaczenie dla zapewnienia informacji zwrotnej na temat tego, w którym momencie procesu jesteśmy.
Ulepszaj
Ulepszaj wspólnie: rozwijaj się eksperymentalnie. Metoda Kanban to ewolucyjny proces doskonalenia. Pomaga wprowadzać niewielkie zmiany i stopniowo usprawniać je w tempie i na większą skalę. Tempo dostosowuje się do możliwości zespołu. Zespół wdrażający zasady Lean ciągle ocena proces i ciągłe doskonali go w miarę potrzeb i możliwości. Wpływ każdej wprowadzonej zmiany można obserwować i mierzyć za pomocą różnych sygnałów dostarczanych przez system Kanban. Korzystając z tych sygnałów, możesz ocenić, czy zmiana się sprawdza, czy nie. Możesz zdecydować, czy ją zachować, czy spróbować czegoś innego. System Kanban pomaga gromadzić wiele danych dotyczących wydajności systemu. Korzystając z tych danych i wskaźników można łatwo ocenić, czy Twoja wydajność poprawia się, czy spada. Możesz dostosować system w zależności do potrzeb.
Zasady działania
Jak działa Kanban?
W klasycznym modelu tablicy Kanban są trzy kolumny:
„Do zrobienia”: Ta kolumna zawiera listę zadań, które nie zostały jeszcze rozpoczęte (także zaległości)
„Praca”: składa się z zadań, które są w toku
„Gotowe”: składa się z zadań, które zostały zakończone.
Ta prosta wizualizacja sama w sobie prowadzi do dużej przejrzystości w zakresie dystrybucji pracy. Także uwidacznia istniejące wąskie gardła. Oczywiście tablice Kanban mogą pokazywać skomplikowane przepływy w zależności od złożoności procesu oraz potrzeby wizualizacji. Koncepcja Kanban oznacza też, że karty powinny przepływać przez system możliwie równomiernie, bez długich czasów oczekiwania i blokad. Wszystko, co utrudnia przepływ, należy krytycznie przeanalizować. Kanban ma różne techniki i modele. Jeśli są one konsekwentnie stosowane, mogą wzbogacać kulturę ciągłego doskonalenia (kaizen) w całej organizacji.
Koncepcja Flow ma kluczowe znaczenie, a mierząc wskaźniki Flow i pracując nad ich ulepszeniem, możesz diametralnie poprawić sprawność procesów. Począwszy od dostawy, następnie skracając czas cyklu i poprawiając jakość swoich produktów lub usług. Uzyskasz szybsze informacje zwrotne od klientów – wewnętrznych lub zewnętrznych.
Kaban zachęca także do zmiany sposoby zarządzania zadaniami poprzez zmniejszenie ilości wielozadaniowości. Często ulegają temu organizacje. Zamiast tego zachęca do systematycznego kończenia wcześniej rozpoczętych zadań. „Przestań zaczynać! I zacznij kończyć!”. Zachęca zespół do dokończenia pracy od ręki i dopiero wtedy zabierania się za kolejne zadania.
Zastosowanie
Zastosowanie systemu Kanban
Piękno metodyki Kanban tkwi w jej prostocie. Jednak Kanban to nie tylko wizualizacja procesu na białej tablicy (lub tablicy elektronicznej) i praca z kartami samoprzylepnymi lub elektronicznymi. Dzięki niej patrzysz na proces z dużo lepszej perspektywy i więcej dostrzeżesz. Obecne trendy na całym świecie pokazują, że Kanban zyskuje na popularności i jest wykorzystywany w wielu różnych obszarach, od małych agencji i start-upów po tradycyjne organizacje małej, średniej i dużej wielkości.
Z powodzeniem Kanban jest również stosowany w branży IT. Metodyka przeszła własną ewolucję w ciągu ostatnich 3 – 5 lat. Dziś Kanban jest uważany za metodę, która zapewnia sprawność w zarządzaniu i doskonaleniu świadczenia usług w stopniowy, ewolucyjny sposób. Ponadto metoda Kanban zapewnia ważne zasady i techniki umożliwiające lepsze zarządzanie zobowiązaniami dotyczącymi poziomu usług (SLA), dostarczanie produktów na rynek na czas oraz minimalizowanie ryzyka i kosztów opóźnień. Kanban pomaga klientom i zespołom dostawczym skutecznie współpracować i zapewnia, że właściwe rzeczy są wykonywane we właściwym czasie.
Metoda Kanban pomaga stopniowo ulepszać dostarczanie produktów i usług. Czyni to, pomagając wyeliminować wąskie gardła w systemie, poprawić przepływ i skrócić czas cyklu. Pomaga Ci dostarczać więcej w sposób ciągły i szybciej uzyskiwać informacje zwrotne, aby wprowadzić wszelkie zmiany, które mogą być potrzebne Twojemu klientowi. Pomaga stać się bardziej responsywnym.
Kanban jest również stosowany w tradycyjnym zarządzaniu projektami, takich branż jak budowlane i inżynieryjne czy konstrukcyjne. Wiele organizacji, firm rekrutacyjnych, agencji rekrutacyjnych, agencji reklamowych, firm ubezpieczeniowych i wielu innych stosuje Kanban w celu usprawnienia swoich operacji, wyeliminowania marnotrawstwa i radykalnej poprawy wydajności i jakości.
