Skuteczne wdrożenie Kamishibai jest kluczem do sukcesu codziennego budowania nawyków wśród pracowników.
W poprzednich 2 artykułach opisałem czym jest Kamishibai (czytaj artykuł) i jak działa Kamishibai (czytaj artykuł). Tym razem kluczowa część, czyli o tym jak właściwie wdrożyć to narzędzie.
Fundament – zacznij od DLACZEGO
Większość z Was pewnie zna Złoty Krąg Simona Sinka. W skrócie chodzi w nim o zmianę sposobu komunikowania. Odejścia od klasycznej kolejności Co – Jak – Dlaczego, w której najwięcej uwagi poświęcamy obszarowi „Co”.
Z punktu widzenia pracowników nie jest tak ważne co wdrażacie. Kluczowe jest dla nich zrozumienie Dlaczego następuje jakaś zmiana w organizacji. Żeby im to wyjaśnić najpierw samemu trzeba zrozumieć dlaczego chcecie angażować swój czas we wdrożenie właśnie tego konkretnego narzędzia. Będzie to kluczem do sukcesu lub porażki.
Jeśli nie potrafisz zdefiniować, zrozumieć celu wdrożenia i nie utożsamiasz się z nim, to trudno będzie Tobie zaangażować pracowników w działanie.
Krok 1 – zbierz zespół
W Kamishibai przenosimy odpowiedzialność za obszar na zespół pracowników. Na każdym kroku tworzenia tego rozwiązania budujemy ich zaangażowanie – to ma być ich narzędzie. Ty pokazujesz im szkielet i jesteś facilitatorem, a docelowo to oni powinni dojść do etapu bawienia się tą konwencją.
Dobierz skład zespołu wg klucza kogo chcesz zaangażować w proces. Mogą to być np pracownicy danej linii produkcyjnej wraz ze swoim przełożonym, albo zespół interdyscyplinarny. Ważne, żeby składał się z osób, które potem fizycznie będą obsługiwać Kamishibai.
Krok 2 – przedstaw na czym polega Kamishibai
Zacznij od Dlaczego – przedstaw dlaczego chcesz wprowadzić Kamishibai, jakie problemy chcesz rozwiązać. Korzystając z poprzedniego artykułu wyjaśnij zespołowi na czym polega Kamishibai i jak działa.
Tutaj od razu ważna wskazówka. Nie używaj w komunikacji nazwy tego narzędzia. Mało kogo będzie interesowało jak się nazywa, a może budzić niepotrzebny opór wynikający z przekonania, że to kolejne skomplikowane japońskie narzędzie, którego pracownicy nie zrozumieją.
Krok 3 – stwórz Waszą unikalną nazwę
To ma być tablica wybranej grupy pracowników – ich własna od początku do końca. Wykorzystując burzę mózgów wygenerujcie pomysły na waszą unikalna nazwę. Następnie wybierzcie tą, która najbardziej Wam się podoba i z którą się najbardziej utożsamiacie. Bawcie się konwencją, jeśli zespół się wkręci w proces, to pozwól im wykonać coś więcej (np. logo).
Krok 4 – wybór kategorii
Zdefiniujcie w jakich kategoriach chcecie budować nawyki w zespole. Może to być np. bezpieczeństwo, jakość, standardy, dokumentacja, etc.
Krok 5 – projektowanie pytań – obszarów do weryfikacji
Dla każdej kategorii wylistujcie wszystkie konkretne obszary, w których chcecie weryfikować nawyki, a do obszaru przyporządkujcie pytania jakie trzeba zadać, żeby zweryfikować nawyk.
Ogólny schemat przedstawiono poniżej. Ta część działania jest pracochłonna, ale konieczna do wyrabiania właściwych nawyków w konkretnych obszarach.
Pojawią się pytania uniwersalne (jak np. te związane z ciągami komunikacyjnymi), jak i takie, które będą specyficzne dla danego obszaru czy nawet pojedynczej maszyny.
Krok 6 – tworzenie kart Kamishibai
Skoro macie już ustalone co chcecie weryfikować, to trzeba teraz to wszystko przyporządkować do kart.
W pierwszym etapie tworzycie poszczególne karty. Z doświadczenia warto uwzględnić tutaj 3 kwestie:
1) Karta-pytania odnoszą się do jednego obszaru (np maszyna czy ciągi komunikacyjne)
2) Liczba pytań nie większa niż 8
3) Realizacja karty powinna zająć nie więcej niż ok. 10 minut. Wtedy pracownicy będą w stanie poświęcić czas na wykonanie Kamishibai.
W drugim etapie tego kroku następuje praca nad standardami. Pytania definiują nam co chcemy zweryfikować, a teraz trzeba ustalić jaki jest oczekiwany standard. Wiąże się to bardzo często z pójściem do Gemba, konsultacją z większą grupą pracowników, etc.
To niezwykle istotny element procesu – zespół z którym pracujesz sam tworzy standardy, które później mają być weryfikowane. Krok ten może być pracochłonny i generować sporo dyskusji, ale jeśli nie ustalicie konkretnych standardów to weryfikacja jakąkolwiek metodą nie ma sensu.
Krok 7 – projektowanie tablicy
Poszukaj w internecie różnych tablic Kamishibai. Wyjaśnij pracownikom jakie są między nimi różnice. Następnie daj im dużą, białą, pustą tablicę magnetyczną, taśmę kolorową, markery i pozwól prototypować.
Na tym etapie trzeba sobie odpowiedzieć na pytania jakie pola chcecie mieć na tablicy oraz ile weryfikacji w ciągu tygodnia planujecie zrealizować (determinuje to liczbę pól).
Poniżej przedstawiam przykładową tablicę Kamishibai opisaną w poprzednim artykule.
Krok 8 – Harmonogram
Stwórzcie pierwszą wersję harmonogramu. Będzie potrzebowali do tego listę osób, które mają uczestniczyć w Kamishibai. Nie bójcie się zaangażować osób z zewnątrz procesu niezależnie od stanowiska. Jest to doskonała okazja, aby pokazać niektórym pracownikom jak wygląda Gemba.
W harmonogramie ustalacie tylko informację kto w jakim tygodniu realizuje weryfikację. Nie rozpisujcie tego z podziałem na dni. Jeśli macie taką potrzebę to możecie dodać w nim pole na podpis – potwierdzenie, że dany pracownik wykonał w danym tygodniu weryfikację.
Krok 9 – Ustalenie procesu Kamishibai
Wykorzystaj metodę 5W1H do opisania podstawowych założeń funkcjonowania procesu Kamishibai.
Poniżej znajdziecie przykładowe pytania na które warto sobie odpowiedzieć tworząc proste opisy procesu Kamishibai.
Krok 10 – Kryteria kwalifikacji ON / NOK
Kryteria dotyczą tego kiedy wieszamy kartę w kolorze zielonym, a kiedy w czerwonym. Tutaj znowu decyduje zespół. Docelowym stanem powinien być wynik 100% jako kwalifikacja do koloru zielonego. Jeśli jednak uważacie, że poziom bazowy jest bardzo słaby i chcecie dać motywację pracownikom, to ustalcie swoje regułu 🙂 To w końcu Wasza metoda.
Krok 11 – Komunikacja dla wszystkich pracowników o nowym narzędziu
Pojawienie się nowego narzędzia (zwłaszcza wizualnego – widocznego z daleka) zawsze budzi dużo emocji. Zrób spotkanie z pracownikami. Przekaż im na czym polega to rozwiązanie, pokaż karty, daj im zrobić weryfikację. Niech będą testerami metody, żeby zobaczyli, że w końcu macie jasno sformułowane oczekiwania, realne do spełnienia w procesie.
Podsumowanie
Wdrożenie Kamishibai bez wątpienia na starcie wymaga nakładów czasowych. Jest to jednak czas poświęcony na zaangażowanie pracowników i zrozumienie przez nich procesu, który będą weryfikować.
Warto tutaj zauważyć, że Kamishibai to nie jest narzędzie, które wdrażamy raz i działa samodzielnie.
Na pewno w pierwszej fazie będzie wymagało dopilnowania czy każdy stosuje się do wyznaczonych zasad.
Warto też regularnie przeglądać karty – jeśli widzimy, że po kilku miesiącach nawyk z danej karty działa i zawsze jest na zielono, to kartę można usunąć. Jeśli z kolei pracownicy mają ewidentnie problem z wyrobieniem nawyku w wybranym obszarze, to możemy dołożyć więcej sztuk tej konkretnej karty, czyli zwiększyć częstotliwość wykonywania weryfikacji.
Niektóre pytania będą też wymagały zmiany czy usunięcia w związku ze zmianami w procesie.
