Kamishibai to wyjątkowe narzędzie, które codziennie pozwala Ci pracować nad wyrobieniem nawyków w wybranym miejscu procesu (np. stosowanie środków ochrony indywidualnej, prawidłowe i regularne wypełnianie dokumentacji, uporządkowanie miejsca pracy, uzupełnianie tablic wyników, jakość procesu, etc.). Dzięki niemu każdego dnia realnie można stosować doskonalenie małymi krokami w cyklach PDCA. Różni się to znacząco np. od klasycznych audytów 5S, które najczęściej realizowane są raz w miesiącu i są typowym systemem pchanym gdzie kilka osób próbuje wypracować nawyk pozostałych pracowników firmy, co przy takiej częstotliwości jest zazwyczaj nieskuteczne.
Kluczową różnicą pomiędzy Kamishibai, a klasycznym systemem audytów jest jednak przeniesienie własności procesu. W Kamishibai rekomendowane jest, żeby za jego tworzenie i realizację odpowiadali pracownicy danego obszaru, a nie pracownicy biurowi.
Przypomnę tutaj to o czym pisałem w pierwszej części – Kamishibai to nie system audytów to narzędzie wspierające budowanie nawyków i stabilizację procesów. To ważne, bo zmienia perspektywę przy wdrożeniu tego rozwiązania – więcej o tym przeczytasz w tym artykule – kliknij.
Składowe Kamishibai
Tablica
To główny elementem metody opierający się na prostym zarządzaniu wizualnym. Tablica standardowo składa się z obszarów przedstawionych na schemacie poniżej (oczywiście dobór pól, a więc tym samym ich nazwa oraz rodzaj pozostaje w gestii pracowników).
Nazwa tablicy
Zdecydowanie nie rekomenduję tutaj aby nazywać to narzędzie Kamishibai. Kluczem do sukcesu jest przekazanie własności metody pracownikom. Tak więc to oni sami decydują jak ma się nazywać tablica. U klienta z branży spożywczej było to „Graj w zielone”, w innej firmie z obszrau logistyki i dystrybucji „Sygnalizejszyn”.
Więcej o tym aspekcie napiszę w trzeciej części dotyczącej wdrożenia Kamishibai.
Wyniki
To wizualne przedstawienie jak w danym tygodniu zespół pracowników radził sobie z wyrabianiem nawyków. Zielone karty oznaczają, że wynik weryfikacji jest pozytywny, a czerwona, że negatywny.
Dzięki temu z daleka widać jak radzi sobie dany obszar, a często wprowadza to też zdrową rywalizację pomiędzy obszarami, które zaczynają „grać w zielone”.
Dodatkowo jeśli w tygodniowo chcemy tak jak na schemacie powyżej przeprowadzać 10 weryfikacji to widzimy postęp realizacji (brak karty oznacza, że dany audyt nie został zrealizowany).
Skrzynka kart
Rozwiązanie umożliwiające losowanie karty ze stosu i generujące brak przewidywalności w jakim obszarze realizowana będzie weryfikacja (sposób wykonania skrzynki leży w gestii pracowników – może być zamykana na kluczyk, lub otwarta i opierająca się na zaufaniu, że nie będą wybierać karty).
Harmonogram
Rozpiska zawierająca informacje który pracownik w jakim tygodniu ma wykonać weryfikację. Nie ma tutaj informacji szczegółowych w jaki dzień ma to zrobić (wykonuje wtedy kiedy ma czas), ani co konkretnie będzie weryfikować (po przyjściu pod tablicę losuje kartę ze skrzynki).
Bazujemy na zaufaniu do pracowników i szanowaniu ich czasu.
Plan działań
Jeśli pojawi się jakaś niezgodność to w tym miejscu wpisujemy działania jakie należy wykonać, aby proces działał tak jak zakładaliśmy.
Staramy się znaleźć takie rozwiązania, które są możliwe do realizacji w ciągu 1 tygodnia.
Karta
Karta ma 2 strony zawierające dokładnie te same informacje i zdjęcie. Jedna zielone tło, a druga czerwone.
Służy ona do przeprowadzenia weryfikacji w wybranym obszarze w oparciu o jasne, klarowne dla wszystkich wytyczne – dzięki jej zastosowaniu eliminujemy tzw. „Indywidualne odczucie kontrolera/audytora”.
W wersji najbardziej optymalnej zawiera ona zdjęcie stanu docelowego i pytania dotyczące tego co dokładnie należy sprawdzić. Jest to więc podobne do zadań dla 3-latków „Znajdź różnice” z tym, że z doprecyzowującymi pytaniami.
Karty tworzone są wspólnie z wybranym zespołem pracowników, dzięki czemu to oni decydują nad czym warto pracować oraz definiują stan oczekiwany (np. jak ma wyglądać szafa narzędziowa).
Jak przebiega proces Kamishibai
Poniżej przedstawiam przykładowy przebieg procesu.
Janek pracownik linii X wie, że w 25 tygodniu kalendarzowym ma przeprowadzić weryfikację Kamishibai. Wie też, że zajmie mu ona niewiele czasu, bo ok. 10 minut. Sam decyduje o tym w jakim dniu i o jakiej godzinie może poświęcić wyznaczony czas na to działanie. Idzie do tablicy Kamishibai i ze skrzynki losuje kartę. Wylosowana karta daje komunikat gdzie należy pójść i co sprawdzić.
Pracownicy obszaru nie wiedzą kiedy przyjdzie i jakie miejsce będzie weryfikować, zastajemy więc realną sytuację codzienną, a nie stan przygotowany pod audyt.
W trakcie weryfikacji jeśli mamy odchyłkę od normy to zaznaczamy na zalaminowanej karcie gdzie wystąpiła (np. markerem suchościeralnym).
Po zakończeniu weryfikacji Janek udziela informacji zwrotnej właścicielowi obszaru mówiąc o efektach i potencjalnych odchyłkach i wiesza kartę na tablicy (jeśli wynik jest pozytywny to zieloną stroną na wierzchu, jeśli negatywny to czerwoną). Tutaj jego rola się kończy.
Zadaniem właściciela obszaru jest podjęcie działań naprawczych, aby przywrócić dany nawyk i zapisanie ich na tablicy. Dobrze żeby to zrobił jeszcze w tym samym dniu w którym weryfikacja wystąpiła.
Raz w tygodniu przełożony właściciela obszaru (np. kierownik działu, obszaru) ma za zadanie zweryfikować jakie są efekty Kamishibai, statusy działań i sprawdzić jak może pomóc w stabilizacji nawyków.
Co zyskujemy dzięki Kamishibai?
- Prostą metodę wyrabiania i weryfikacji nawyków,
- Codzienne doskonalenie procesu z wizualnymi wynikami,
- Przeniesienie własności na poziom operacyjny, a więc większe zrozumienie i zaangażowanie,
- Możliwość przeprowadzenia audytu przez dowolną osobę z organizacji (od księgowego, przez pracownika operacyjnego, a na zarządzie skończywszy) – jego wykonanie przypomina trochę zadanie dla 3-latków „Znajdź różnice”,
- Zbalansowane obciążenie weryfikacją (w dużych organizacjach same audyty 5S potrafią zajmować pół etatu – tutaj możemy określić, że każdy pracownik poświęca na to tylko 10 minut w miesiącu),
- Eliminacja ogromu marnotrawstwa klasycznego zarządzania np. audytami
Czy Kamishibai to narzędzie tylko dla produkcji
Absolutnie nie – jest to uniwersalna metoda sygnalizacji statusu procesu/nawyku. Można ją przykładowo użyć w:
- Magazynie dla sygnalizacji czy wysyłki zostały juz skompletowane,
- We wspólnych częściach biura (np. kuchnia) do wyrobienia nawyków dbania o to miejsce,
- W dowolnej organizacji dla potwierdzenia realizacji codziennych zadań rutynowych,
- Do weryfikacji przestrzegania standardów w obszarze biurowym (nazewnictwo plików, uzupełnianie systemu, standard dysku sieciowego, etc).
Podsumowanie
Powyższy opis to oczywiście tylko ogólny schemat, który my stosujemy przy wdrożeniu. Każda organizacja w trakcie warsztatów dostosowuje metodę do swoich potrzeb dodając przykładowo na tablicy prostą statystykę wyników Kamishibai w poszczególnych miesiącach, żeby monitorować postępy wdrożenia.
Najważniejsza wartość Kamishibai to przede wszystkim zrozumienie w jaki sposób prowadzona jest weryfikacja i zaufanie pracownikom. W systemie tym eliminujemy więc standardowe raporty, rozbudowane plany działań, maile z wysyłaniem zdjęć, etc. Wszystko jest w Gemba, a celem jest skuteczne wyrobienie nawyków u pracowników w dużo bardziej efektywnej formie niż klasyczne audyty zawierające w sobie ogrom marnotrawstwa.
Zapraszam Ciebie do przeczytania kolejnego wpisu z tej serii – jak wdrożyć Kamishibai.
