Jak to jest z tymi wskaźnikami?
W większości organizacji z którymi się spotykamy występuje pewne uproszczenie w nomenklaturze. Otóż zamiast słowa wskaźnik używa się bardzo modnego KPI. Tak jest prościej, krócej i pewnie dla niektórych bardziej profesjonalnie.
Warto jednak, żebyśmy pamiętali, że nie każdy wskaźnik to KPI.
W języku branżowym zwykło się mówić, że każdy wskaźnik to KPI – to taki skrót myślowy (slang) trochę na zasadzie, że każda pieluszka to pampers. Takie podejście jest jednak bardzo mylące. W rzeczywistości wskaźniki możemy podzielić na 3 podstawowe grupy:
Rodzaje wskaźników
1. Kluczowe wskaźniki rezultatu – Key Result Indicators (KRI) Wskazują nam efekty ( rezultaty) podjętych przez nas działań. Są to miary często raportowane do zarządów lub managerów wyższego szczebla. Przykład: Wynik finansowy na koniec kwietnia 2022 wynosi 50 000 zł. Jest to rezultat zamknięty w czasie – a więc nic już nie mogę zrobić, aby poprawić sytuację.
2. Kluczowe wskaźniki efektywności – Key Performance Indicators (KPI) KPI wskazuje nam jakie są kluczowe obszary, na których musimy się skupić aby osiągnąć rezultat . Ważne jest to, aby rzeczywiście były to obszary kluczowe. Przykład: W Tygodniu 15 (CW15) handlowcy podpisali 12 nowych umów z klientami
3. Wskaźniki efektywności – Performance Indicators (PI) Są to wskaźniki, które wpływają na efektywność naszych działań, ale same w sobie nie wygenerują nam rezultatu. Przykład: Liczba rozmów telefonicznych handlowców
Właściwie dobrany wskaźnik będzie pozwalał nam monitorować postępy, weryfikować skuteczność podjętych działań czy też szybko reagować na zagrożenia i odchyłki w procesie.
Dlaczego potrzebujemy wskaźników i jakie one powinny być?
Dlaczego potrzebujemy wskaźników?
- Podejmowanie właściwych decyzji, w oparciu o konkretne dane
- Uzyskanie informacji zwrotnej o działaniach jakie podjęliśmy
- Skupienie się na kluczowych obszarach organizacji
- Zaangażowanie osób w realizację celów
- Wzrost świadomości pracowników
Tworząc wskaźniki warto zwrócić uwagę, aby były one:
PROSTE – zrozumiałe dla osób z nim powiązanych (skąd się biorą i co na nie wpływa)
AKTUALNE – mierzone z odpowiednią częstotliwością
WAŻNE – związane z aktualną strategią firmy
NADZOROWANE – miały swojego właściciela, który nimi zarządza
NIESTEROWALNE – ograniczały możliwość manipulowania wskaźnikiem
Przykład
Żeby wytłumaczyć różnicę pomiędzy poszczególnymi wskaźnikami posłużymy się bardzo prostym przykładem, który często używamy na szkoleniach. Jeśli celem w tym roku będzie zejście z masy ciała do poziomu 88 kg do 30.12., to wskaźnik, który pokaże mi rezultat to wynik pomiaru na wadze.
Jeśli na wadze od razu widzimy wynik – 88 kg. to w tym przypadku tzw. KRI (Key Result Indicator) – to kluczowy wskaźnik wyniku. Trzeba mieć jednak świadomość, że jest to wskaźnik wynikowy – tzn. od samego wchodzenia na wagę ja nie zmniejszymy masy ciała. Pokazuje nam tojedynie rezultat podjętych wcześniej działań (np. realizacja budżetu na koniec roku).
I tutaj wchodzą w grę 2 dodatkowe typy wskaźników:
- KPI (Key Performance Indicator) – kluczowy wskaźnik efektywności. Jest to wskaźnik, którego realizacja na odpowiednim poziomie istotnie wpływa na wynik (KRI).
Dla naszego przykładu może to być np. liczba kalorii spożytych w ciągu dnia, albo minuty poświęcone na ćwiczenia.
- PI (Performance Indicator) – wskaźnik efektywności.Jest to wskaźnik, którego realizacja wpływa na wynik (KRI), ale nie jest kluczowa dla jego osiągnięcia.
W naszym przykładzie może to być np. czas snu każdego dnia czyli regeneracja pomagająca m.in. w przemianie materii.
Jeśli skupimy swoją uwagę tylko na tym wskaźniku i będziemy go realizować na pożądanym poziomie to celu nie osiągniemy.
Dlaczego o tym piszemy? Bo jeśli w Waszych organizacjach każdy wskaźnik to KPI to skąd pracownicy mają wiedzieć co jest kluczowe dla osiągnięcia wyniku i na czym mają skupić swoja uwagę? Tutaj mechanizm działania jest bardzo podobny jak w przypadku priorytetów. Nie mogą wszystkie działania być tak samo ważne.
