Audyt może być początkiem lepszego procesu
Prowadzenie audytów wewnętrznych w firmach posiadających system zarządzania jakością jest często bardzo trudnym procesem.
Aby audytowanie nie wiązało się jedynie ze żmudnym obowiązkiem warto się do niego przygotować. Warto wyrobić w firmie następujący schemat postępowania:
- planować i przygotować się do audytu
- zbierać i analizować dowody
- przeprowadzić audyt i raportować jego wyniki
Skąd w ogóle wzięła się potrzeba przeprowadzania audytów?
Otóż konieczność tą narzuca norma ISO 9001:2000:
„Organizacja powinna przeprowadzać audyty wewnętrzne w zaplanowanych odstępach czasu w celu określenia, czy system zarządzania jakością:
a) jest zgodny z zaplanowanymi ustaleniami, z wymaganiami niniejszej normy międzynarodowej oraz z wymaganiami systemu zarządzania jakością ustanowionymi przez organizację, i
b) jest skutecznie wdrożony i utrzymywany.”
Zatem posiadanie w przedsiębiorstwie aktualnego certyfikatu ISO to obok prestiżowego symbolu jakościowego także pewne obowiązki. Właśnie dzięki nim firma jest zobligowana do utrzymywania określonego poziomu a nie tzw. spoczęcia na laurach.
Aby przebiegły one sprawnie i spełniły swoje zadanie, należy przestrzegać pewnych reguł. Nieprawidłowo przeprowadzany audyt może przynieś więcej negatywnych konsekwencji niż korzyści. Może spowodować napięte relacje między pracowniami, niechęć do współpracy, a w dalszym stadium do załamania się systemu jakości.
Ważne jest, aby audyt przeprowadzany był przez osoby kompetentne czyli odpowiednio do tego przygotowane. Audytor powinien być bezstronny, obiektywny i znać dokumentację, która jest niezbędna do przeprowadzania audytu.
Jaki powinien być audyt?
- Systematyczny, to cyklicznie powtarzający się proces, a nie jednorazowa akcja
- Udokumentowany, czyli powinien być potwierdzony zapiskami, danymi, dowodami
- Niezależny, czyli bezstronny, niezawisły, obiektywny
Jakie są cele audytu?
- Potwierdzenie zgodności działań z kryterium audytu, sprawdzenie czy to co zaplanowano zostało zrealizowane
- Ocena skuteczności działań, czy zamierzone efekty są osiągane – nawet jeśli wszystko jest realizowane zgodnie z procedurą
- Poszukiwanie obszarów do doskonalenia, poszukiwanie usprawnień łącznie z osobami audytowanymi, którzy najlepiej znają szczegóły swojej codziennej pracy
Etapy audytu:
- Opracowanie harmonogramu audytów
Stworzenie programu audytu wymaga, aby Audytor zadecydował, które obszary bądź części systemu powinny być audytowane, kiedy i przez kogo. Program audytów to kalendarz wszystkich audytów w całej firmie. Program musi obejmować wszystkie elementy systemu zarządzania, od polityki jakości aż po ocenę kierownictwa i wdrożenie systemu we wszystkich częściach działalności firmy.
- Przygotowanie się do audytu
Planowanie ma zasadnicze znaczenie dla przeprowadzenia dobrego audytu. Ma zapewnić, aby zespół audytorów był przygotowany, a obszar audytowany gotowy do audytowania. Należy zapoznać się z kryteriami audytu i z obszarem, na którym będzie przeprowadzany audyt. Następnie należy zapoznać się ze specyfiką działań powadzonych na badanym obszarze. Warto też określić jakiego typu dokumenty i dowody mogą być zebrane na tym obszarze.
Bardzo przydatne będzie przygotowanie listy pytań audytowych, przemyślanych i dostosowanych tematycznie oraz stopniem skomplikowania do odbiorców. Powinny być sformułowane jasno i jednoznacznie.
- Przeprowadzenie audytu
Audyt powinien zacząć się spotkaniem otwierającym a zakończyć spotkaniem zamykającym.
Spotkanie zamykające podsumowuje dokonane spotkania i rozmowy a także ustalenia mające miejsce podczas spotkań.
- Sporządzenie raportu z audytu
Podczas spotkań zbiera się dowody wskazujące na to, na ile są spełnione wymagania wynikające z założeń ustalonych w firmie, a gdzie są luki i braki. Dowody powinny być zgromadzone w postaci dokumentów, zapisków, zdjęć, aby ułatwić ich odtworzenie i zrozumienie po ponownym odtworzeniu wyników audytu.
Raport powinien być stworzony według następujących zasad:
– oparty na faktach
– uzgodniony przez strony i dokładnie określający wszelkie działania poaudytowe, jakie będą wymagane
– łatwy do zrozumienia
Dobry „Raport z audytu” będzie też jasno określać, które części systemu są zgodne z wymaganiami, które działają szczególnie dobrze, a które wymagają poprawy. Pomoże to audytowanemu skutecznie wprowadzać udoskonalenia w systemie.
- Działania poaudytowe
Wyspecyfikowane działania naprawcze muszą zostać rozplanowane i zrealizowane. Audyt jest zakończony, gdy zostaną zamknięte wszystkie działania korygujące.
Bardzo ważną sprawą jest, aby audytor podczas rozmów nie był w roli egzekutora czy egzaminatora, ale stworzył przyjazną i luźną atmosferę. Zapewni ona otwartość i komfort audytowanych, a co za tym idzie chęć współpracy. Nie wolno szukać winnych i oceniać ludzi, a jedynie wspólnie szukać obszarów do usprawnień.
