Audyt wewnętrzny

Audyt może być początkiem lepszego procesu

Prowadzenie audytów wewnętrznych w firmach posiadających system zarządzania jakością jest często bardzo trudnym procesem.

Aby audytowanie nie wiązało się jedynie ze żmudnym obowiązkiem warto się do niego przygotować.  Warto wyrobić w firmie następujący schemat postępowania:

  • planować i przygotować się do audytu
  • zbierać i analizować dowody
  • przeprowadzić audyt i raportować jego wyniki

Skąd w ogóle wzięła się potrzeba przeprowadzania audytów?

Otóż konieczność tą narzuca norma ISO 9001:2000:

„Organizacja powinna przeprowadzać audyty wewnętrzne w zaplanowanych odstępach czasu w celu określenia, czy system zarządzania jakością: Audyt wewnętrzny systemu zarządzania jakością

a) jest zgodny z zaplanowanymi ustaleniami, z wymaganiami niniejszej normy międzynarodowej oraz z wymaganiami systemu zarządzania jakością ustanowionymi przez organizację, i

 b) jest skutecznie wdrożony i utrzymywany.”

Zatem posiadanie w przedsiębiorstwie aktualnego certyfikatu ISO to obok prestiżowego symbolu jakościowego także pewne obowiązki. Właśnie dzięki nim firma jest zobligowana do utrzymywania określonego poziomu a nie tzw. spoczęcia na laurach.

Aby przebiegły one sprawnie i spełniły swoje zadanie, należy przestrzegać pewnych reguł. Nieprawidłowo przeprowadzany audyt może przynieś więcej negatywnych konsekwencji niż korzyści. Może spowodować napięte relacje między pracowniami, niechęć do współpracy a w dalszym stadium do załamania się systemu jakości.

Ważne jest, aby audyt przeprowadzany był przez osoby kompetentne czyli odpowiednio do tego przygotowane. Audytor powinien być bezstronny, obiektywny i znać dokumentację, która jest niezbędna do przeprowadzania audytu.

audyt wewnętrzny

Jaki powinien być audyt?

  • Systematyczny, to cyklicznie powtarzający się proces, a nie jednorazowa akcja
  • Udokumentowany, czyli powinien być potwierdzony zapiskami, danymi, dowodami
  • Niezależny, czyli bezstronny, niezawisły, obiektywny

Jakie są cele audytu?

  • Potwierdzenie zgodności działań z kryterium audytu, sprawdzenie czy to co zaplanowano zostało zrealizowane
  • Ocena skuteczności działań, czy zamierzone efekty są osiągane – nawet jeśli wszystko jest realizowane zgodnie z procedurą
  • Poszukiwanie obszarów do doskonalenia, poszukiwanie usprawnień łącznie z osobami audytowanymi, którzy najlepiej znają szczegóły swojej codziennej pracy

Etapy audytu:

  • Opracowanie harmonogramu audytów

Stworzenie programu audytu wymaga, aby Audytor zadecydował, które obszary bądź części systemu powinny być audytowane, kiedy i przez kogo. Program audytów to kalendarz wszystkich audytów w całej firmie. Program musi obejmować wszystkie elementy systemu zarządzania, od polityki jakości aż po ocenę kierownictwa i wdrożenie systemu we wszystkich częściach działalności firmy.

  • Przygotowanie się do audytu

Planowanie ma zasadnicze znaczenie dla przeprowadzenia dobrego audytu. Ma zapewnić, aby zespół audytorów był przygotowany, a obszar audytowany gotowy do audytowania. Należy zapoznać się z kryteriami audytu i z obszarem, na którym będzie przeprowadzany audyt. Następnie należy zapoznać się ze specyfiką działań powadzonych na badanym obszarze. Warto też określić jakie typu dokumenty i dowody mogą być zebrane na tym obszarze.

Bardzo przydatne będzie przygotowanie listy pytań audytowych, przemyślanych i dostosowanych tematycznie oraz stopniem skomplikowania do odbiorców. Powinny być sformułowane jasno i jednoznacznie.

  • Przeprowadzenie audytu

Audyt powinien zacząć się spotkaniem otwierającym a zakończyć spotkaniem zamykającym.

Spotkanie zamykające podsumowuje dokonane spotkania i rozmowy a także ustalenia mające miejsce podczas spotkań.

  • Sporządzenie raportu z audytu

Podczas spotkań zbiera się dowody wskazujące na to na ile są spełnione wymagania wynikające z założeń ustalonych w firmie a gdzie są luki i  braki. Dowody powinny być zgromadzone w postaci dokumentów, zapisków, zdjęć aby ułatwić ich odtworzenie i zrozumienie po ponownym odtworzeniu wyników audytu.

Raport powinien być stworzony według następujących zasad:
– oparty na faktach

– uzgodniony przez strony i dokładnie określający wszelkie działania poaudytowe, jakie będą wymagane

-łatwy do zrozumienia

Dobry „Raport z audytu” będzie też jasno określać, które części systemu są zgodne z wymaganiami, a które działają szczególnie dobrze. Pomoże to audytowanemu skutecznie wprowadzać udoskonalenia w systemie.

  • Działania poaudytowe

Wyspecyfikowane działania naprawcze muszą zostać rozplanowane i zrealizowane. Audyt jest zakończony, gdy zostaną zamknięte wszystkie  działania korygujące.

Bardzo ważną sprawą jest, aby audytor podczas rozmów nie był w roli egzekutora czy egzaminatora, ale stworzył przyjazną i luźna atmosferę. Zapewni ona otwartość i komfort audytowanych, a co za tym idzie chęć współpracy. Nie wolno szukać winnych i oceniać ludzi, a jedynie wspólnie szukać obszarów do usprawnień.

Dodaj komentarz

Newsletter

Zapisując się do naszego newslettera dołączysz do grupy osób, które co tydzień będą od nas otrzymywać dodatkową dawkę wiedzy i inspiracji.

Wyrażam zgodę na otrzymywanie drogą elektroniczną na wskazany przeze mnie adres email informacji handlowej w rozumieniu art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną od Perfectus Group Sp. z o.o., ul. Stróżyńskiego 17L , 60-688 Poznań, Sąd Rejonowy Poznań-Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy KRS, nr KRS: 0000451155, kapitał zakładowy: 6.000,00 zł.

 

Subscribe to our newsletter