Kontroluj proces poprzez dobre jego poznanie
Audyt jest to metoda oceny danego procesu, produktu, organizacji pod kątem założonych i znanych wymagań. Jest również świetnym narzędziem ciągłego doskonalenia. Odpowiada na pytania, gdzie wszystko przebiega prawidłowo, gdzie są niedociągnięcia oraz wskazuje miejsca, w których nic nie działa prawidłowo. Dzięki audytom mamy kontrolę nad tym co się dzieje w naszym przedsiębiorstwie oraz czy postawione wymagania są spełnione. Wskazują potencjał do pracy teraz i w przyszłości.
Audyty dzielimy na:
- wewnętrzne- przeprowadzane we własnej firmie przez odpowiednio przeszkolone osoby, które w audytowanym obszarze nie pracują na co dzień. Mają na celu sprawdzenie skuteczność procedur wdrożonych we własnej organizacji.
- zewnętrzne- przeprowadzane u klienta w celu sprawdzenia czy np. u naszego ważnego dostawcy wszystko przebiega prawidłowo pod kątem dostarczanych produktów czy usług. W grupie tej znajdują się także audyty ISO certyfikujące oraz kontrolne.
Audyt przebiegu procesu- to jeden z rodzaju wewnętrznych audytów, czyli przeprowadzanych przez pracowników organizacji.
Przed przystąpieniem do audytu warto się przygotować. Audytując obszar o nieznanych nam procesach trudniej będzie wyłapać niezgodności. Należy ustalić czy obserwowany będzie cały proces, czy jego fragment. Kiedy będzie przeprowadzany, z jaką częstotliwością i o jakich porach. Należy oczywiście jeszcze określić zakres audytu czyli kluczowe punkty, które nie mogą zostać pominięte. Warto zastosować, do tego typu audytu, przygotowany wcześniej kwestionariusz z pytaniami/zagadnieniami według których przeprowadzona będzie kontrola. Unikniemy w ten sposób niespójności danych pomiędzy różnymi wynikami audytu. Będą zawsze mogły zostać porównywane i mieć wspólny mianownik przy działaniach naprawczych.
Regularne audytownie przynosi wiele korzyści:
- dokładne poznanie procesu
- zrozumienie samego procesu wraz z powiązanymi procesami
- szybka wykrywalność niezgodności i problemów
- szybkie reagowanie na sytuacje tego wymagające
- dobry kontakt z załogą pracującą na badanym obszarze
Układając ankietę wspomagającą audyt przebiegu procesu warto pamiętać o kilku kwestiach:
- możliwości wytwórcze i plan produkcyjny
- bezpieczeństwo
- dokumentacja
- jakość
- przechowywanie i składowanie
Pytania, czy punkty, według których będzie obserwowany proces powinny być sprecyzowane jasno i konkretnie. Tak, aby nie wzbudzały wątpliwości. Przy każdym pytaniu warto zastosować punktację oceniając zrealizowanie danego założenia.
Audyt procesu ma na celu zweryfikowanie poprawności funkcjonowania danego procesu lub jego wycinka i oceny w jakiej jest kondycji. Mogą być przeprowadzane regularnie na np. tzw obchodzie na produkcji na koniec zmiany, na koniec jakiegoś etapu procesu lub okresowo np. co tydzień, w danym dniu tygodnia. Audyt jest narzędziem służącym do optymalizacji, czyli wspomagającym działania naprawcze organizacji. Nie służy do oceny ludzi czy szukania winnych, ale do oceny procesu.
