Przykład z doświadczenia
„Chcielibyśmy zrozumieć jak przebiega nasz proces realizacji zamówień i czy możemy w nim zrobić coś lepiej. Możesz nam go zmapować?”
Taką prośbę miałem od klienta w trakcie regularnych spotkań co 2 tygodnie.
Zaczęliśmy mapować proces i… po godzinie zdecydowałem, że nie ma sensu rysować całego procesu.
Dlaczego?
Dostrzegłem zjawisko silnie przesterowanego procesu.
Firma jest bardzo mała (6 pracowników) i każdy tym procesem sterował i zmieniał jego przebieg w dowolnym momencie. Brakowało standardów, własności procesu, mierników. I nie chodzi tutaj o korporacyjną, rozdmuchaną biurokrację, ale proste zarządzanie procesem i dbanie o jego stabilność.
Szczególnie ważne, bo firma w ciągu najbliższego roku chce się mocno wyskalować w górę.
Co to jest przesterowanie?
Na czym polega przesterowanie? To tak jakbyście proces porównali do maszyny, która ma 6 pokręteł. Każde wpływa na proces. I każdy pracownik w dowolnym momencie kręci swoim pokrętłem tak, aby z jego punktu widzenia było dobrze.
Ewidentnie brakowało jednej osoby, która zarządzałaby całym procesem. Dbała o przepływ, jakość i kontrolowała jego wyniki.
Co zrobiliśmy?
Przeanalizowaliśmy zakres czynności realizowanych przez jedną z kluczowych osób w firmie. Okazało się, że 40% czasu poświęca na czynności związane z „przeklepywaniem danych”. A jej kompetencje były bardzo wysokie w zakresie zarządzania. Osoba ta to Pani Ewa.
Po dokładnej analizie stwierdziliśmy, że najlepszą opcją będzie zatrudnienie na pół etatu osoby, która przejmie taki zakres zadań odciążając Ewę ze żmudnej i nielubianej pracy.
Jednym z głównych zadań Ewy będzie koordynacja procesu realizacji zamówień. Specyfika ich pracy ma wiele wariantów, którymi trzeba zarządzić. Ewa nie tylko będzie dbała o przepływ, ale też zajmie się kilkoma zadaniami, które dotychczas wykonywali handlowcy (współpraca z podwykonawcami).
Były to zadania, których bardzo nie lubili, a zajmowały im dużo czasu. To wpłynie na ich skupienie się na pozyskiwaniu klientów.
Funkcja, którą otrzymała Ewa nazywana jest przez nas Wieżą Kontroli Lotów. Czyli miejscem, z którego widzimy całość i tak sterujemy pracą, aby mieć dobry przepływ i dobrze wykorzystane zasoby.
