Bardzo często szukamy zaawansowanych metod czy narzędzi, zapominając o tych fundamentalnych, które z powodzeniem stosowane są od bardzo dawna.
Jednym z takich przykładów jest metoda PDCA, będąca podstawą rozwoju procesów w naszych firmach, ale i też rozwoju osobistego. Ten artykuł to nie standardowy opis PDCA. Chciałbym pokazać Ci szerszy kontekst ewolucji tej metody, aby móc dzięki temu w pełni wykorzystać jej możliwości.
Początki
Zanim jeszcze powstało PDCA w 1939 roku wydana została książka „Statistical Method From the Viewpoint of Quality Control.„
Jej autorem jest Walter Shewart, a recenzentem Edward Deming. Zakładała ona 3 etapy konieczne do realizacji w obszarze dbania o jakość produktów.
W roku 1950 Deming rozwinął liniowy proces Shewarta tworząc z niego zamknięty cykl 4 kroków. W początkowej fazie wyglądał on następująco:
- Design – Zaprojektuj produkt (z odpowiednimi testami).
- Production – Stwórz produkt i przetestuj go na linii produkcyjnej i w laboratorium.
- Sales – Zacznij sprzedawać produkt.
- Research – Testuj produkt w użyciu i poprzez badania rynkowe. Dowiedz się co użytkownicy o nim myślą i dlaczego pozostała grupa nie chce go kupić.
Deming pokazał ten cykl Japończykom w latach 50-tych. W efekcie powstało następujące rozwinięcie:
| Design = Plan | Produkt odpowiada planowanej fazie zarządzania |
| Production = Do | Produkcja realizowana jest w taki sposób, aby wytworzyć zaprojektowany produkt |
| Sales = Check | Wyniki sprzedaży potwierdzają czy klient jest zadowolony |
| Research = Act | Jeśli niezgodność zostanie zgłoszona, musi zostać włączona do fazy planowania i działań podjętych w następnej rundzie wysiłków |
Japończycy zaczęli rozszerzać stosowanie cyklu PDCA m.in. do rozwiązywania problemów.
- PLAN: zdefiniuj problem i postaw hipotezy dotyczące możliwych przyczyn i rozwiązań.
- DO: Wdróż rozwiązanie.
- CHECK: Sprawdź rezultaty.
- ACT: Powróć do fazy planowania jeśli rezultaty nie są satysfakcjonujące. W przeciwnym razie ustandaryzuj rozwiązanie.
Co ma wspólnego Ishikawa z cyklem PDCA?
Kaoru Ishikawę możesz pamiętać z tzw. diagramu Ishikawy (znanego też jako fishbone czy rybia ość). Miał on swój wkład w rozwój cyklu PDCA rozbudowując pierwsze kroki metody do poniższej wersji (rok 1985):
Jak PDCA stało się PDSA
Również Deming w latach 80-tych zrewidował swoje założenia do cyklu PDCA. Doszedł do wniosku, że faza Check zbyt płytko opisuje sens działania i może skutkować błędem poznawczym – próbą udowodnienia wstępnych założeń i tylko bezrefleksyjną kontrolą wyników.
Dlatego też zamienił fazę Check (sprawdź) na STUDY (Przestudiuj – przeanalizuj).
Wyjaśnił, że celem nie jest tutaj zwykłe sprawdzenie, ale dokładne przestudiowanie wyników, zrozumienie ich – wręcz „wgryzienie” się w temat.
Ostateczna wersja PDSA Deminga
W 1993 roku Deming dokonał ostatecznej modyfikacji cyklu nazywając go:
The Shewhart Cycle for Learning and Improvement—the PDSA cycle
Wyglądał on w następujący sposób:
„Ten cykl jest schematem przepływu wiedzy i doskonalenia produktu lub procesu.
Krok 1. PLANUJ. Ktoś ma pomysł na ulepszenie produktu lub procesu. To jest zerowy etap, osadzony w Kroku 1. Prowadzi do planu testu, porównania, eksperymentu. Krok 1 to podstawa całego cyklu. Pospieszny start może być nieskuteczny, kosztowny i frustrujący. Ludzie mają słabość do skrócenia tego kroku. Nie mogą się doczekać, aby ruszyć, być aktywnym, wyglądać na zajętego, przejść do kroku 2.
Etap planowania może rozpocząć się od wyboru między kilkoma sugestiami. Które możemy przetestować? Jaki może być wynik? Porównaj różne wyniki możliwych wyborów. Która z kilku propozycji wydaje się najbardziej obiecująca pod względem nowej wiedzy lub zysku? Problemem może być to, jak osiągnąć realny cel.
Krok 2. WYKONAJ. Przeprowadź test, porównanie lub eksperyment, najlepiej na małą skalę, zgodnie z układem określonym w kroku 1.
Krok 3. ZBADAJ. Przestudiuj wyniki. Czy odpowiadają nadziejom i oczekiwaniom? Jeśli nie, co poszło nie tak? Może w pierwszym kroku pomyliliśmy się i powinniśmy zacząć wszystko od nowa.
Krok 4. DZIAŁAJ. Przyjmij zmianę, porzuć ją lub przeprowadź cykl ponownie, być może w innych warunkach środowiskowych, z różnych materiałów, różnych ludzi, na innych zasadach.”
Podsumowanie
Po lekturze tego tekstu można mieć wrażenie, że sam cykl PDCA/PDSA wielokrotnie przechodził własne cykle doskonalenia. I jest to słuszny wniosek.
PDSA to zdecydowanie jedno z podstawowych narzędzi jakie powinno być stosowane w firmach. Z doświadczenia autora tego artykułu wynika jednak, że najczęściej wykonywanym krokiem cyklu jest faza DO – Wykonaj.
Dlaczego tak jest? Otóż pracujemy w chaosie, natłoku zadań i wielozadaniowości. Ciągle uruchamiamy nowe tematy/projekty i nie mamy czasu na kontrolę efektów już zakończonych.
Jest takie powiedzenie biznesowe:
„Nigdy nie ma czasu, żeby wykonać pracę dobrze. Zawsze jest jednak czas, aby wykonać ją ponownie.”
Naszym celem powinno być wykonanie pracy/zadania dobrze za pierwszym razem. Dzięki temu będziemy w stanie działać skuteczniej, rozwijać się poprzez naukę na błędach i doskonalić nasze procesy.
Inspiracją do napisania niniejszego artykułu był wpis na blogu: https://gembawalkabout.wordpress.com/2012/10/31/some-clues-about-the-forgotten-principle-is-it/
