Skuteczne planowanie to jedna z kluczowych cech osoby Proaktywnej. A właśnie taką musisz być, jeśli skuteczna praca jest dla Ciebie ważna.
Brak planowania, albo słabe planowanie to wchodzenie w zasadę SISO (Shit In – Shit Out) zgodnie z którą jeśli popełnimy błąd na wejściu procesu, to efekty naszej pracy będą mocno niezadowalające.
Pokażę ci sposoby, z których ja korzystam, aby pracować skuteczniej.
Praca w blokach czasowych
Z tej techniki korzystam w cyklach cotygodniowch. Rozpisuję moje działania na najbliższy tydzień wyznaczając im konkretny dzień realizacji oraz rezerwując blok czasowy dbając o to, żeby najważniejsze zadania oraz te wymagające ode mnie kreatywności realizować do godziny 12:00.
Obserwując mój tryb funkcjonowania największą efektywność mam między 7:00 a 12:00.
Planowanie w blokach czasowych pozwala mi skupić się na wybranych zadaniach w jednostce czasu, widzieć obciążenie tygodnia (bez dodatkowo dochodzących zadań), łączyć podobne zadania (np. wysyłka maili czy telefony do klientów).
Ważną rolę odgrywają również kody kolorystyczne. Np na fioletowo zaznaczam przejazdy samochodem do klientów (to czas, w trakcie którego mogę wykonywać telefony do klientów, współpracowników, albo słuchać książki).
Zasada Pomodoro
Zasada Pomodoro jest powiązana z blokami czasowymi. Pomaga ona w zwiększaniu skuteczności działania poprzez skupienie się tylko na jednej rzeczy w danym bloku czasowym.
Idea jest prosta. Dzielimy naszą pracę na bloki czasowe (w Pomodoro rekomendowany jest blok 25 minutowy jako najbardziej efektywna jednostka czasu pozwalająca skupić się w pełni na jednym zadaniu). Następnie poświęcamy 5 minut na odpoczynek i ponownie pracujemy w 25 minutowym bloku.
Oczywiście długość bloku dobierasz wg własnych potrzeb. Kluczowe w metodzie jest skupienie się tylko na jednym zadaniu. Przez ten czas nie sprawdzamy maili, wyciszamy telefon (ja stosuję tryb Skupienie w iPhone) i nie zajmujemy się żadnymi innymi sprawami.
Pomodoro wycisza postawę Reaktywną nie dając jej przestrzeni do rozwoju.
Planowanie codzienne
Oprócz planowania tygodniowego stosuję również planowanie dzienne – bardziej szczegółowe i oparte o formularz, który przygotowałem specjalnie pod moje potrzeby.
W arkuszu nie tylko szczegółowo rozpisuję wszystkie moje działania w danym dniu.
Dodaję również informację o najważniejszym zadaniu, które muszę w 100% wykonać, priorytetach czy ważnych telefonach.
Zamieściłem też 2 ważne dla mnie obszary:
Wdzięczność – codziennie wypisuję jedną rzecz, za którą jestem szczególnie wdzięczny. Pomaga mi to w docenianiu mojego życia i zwiększa poczucie szczęścia.
Drugi ważny obszar to podsumowanie dnia.
Planowanie bez podsumowania nie pozwala nam w pełni doskonalić swoich umiejętności i stawać się bardziej skutecznym. Zapisuję tutaj wnioski co poszło dobrze, a nad czym powinienem popracować kolejnego dnia.
Ja z tego arkusza korzystam na tablecie, ale jak najbardziej można go wydrukować i uzupełniać ręcznie.
Arkusz rutyny pracy
Chcąc działać Proaktywnie i zajmować się rzeczywiście najważniejszymi zadaniami musimy nabyć rutynę znajdywania na nie czasu.
Arkusz rutyny pracy może Ci pomóc w planowaniu rutynowych czynności, w diagnozie Twojego obecnego obciążenia czasem oraz eliminacji rutynowych czynności, których więcej nie będziesz chciał już wykonywać.
Jak korzystać z arkusza?
Wypełnij go diagnozując wszystkie czynności (i czas ich realizacji) jakie w tej chwili wykonujesz rutynowo w ujęciu dziennym, tygodniowym i miesięcznym.
Następnie policz, ile czasu poświęcasz dziennie na czynności rutynowe.
Sprawdź jakich zadań nie powinieneś, albo nie chcesz wykonywać – spróbuj je usunąć, zdelegować, albo zautomatyzować.
Wpisz teraz do arkusza zadania, którymi powinieneś się zajmować, aby działać skutecznie i być proaktywnym (np. planowanie, rozwój zespołu, analiza wyników działań, rozwiązywanie problemów, etc.).
Ponownie sprawdź swoje domyślne obciążenie zaplanowanymi czynnościami i zweryfikuj czy nie masz wolną przestrzeń czasową na zadania nowe czy zdarzenia niepożądane.
Szczegółowo temat omawiam w darmowym kursie online „Jak pracować skuteczniej”. Znajdziesz w nim również pokazane tutaj arkusze do pobrania.
