Usprawnij komunikację w trakcie spotkań i szkoleń.
Kiedy ostatnio prowadziłem konferencję Lean Elite część uczestników była zdziwiona, że pierwszym komunikatem jaki się pojawił z mojej strony była kwestia bezpieczeństwa. Okazuje się, że wciąż nie każdy o tym niezwykle istotnym aspekcie pamięta.
Moje działanie nie było przypadkowe. Postępowałem po prostu zgodnie z pewnym standardem, którego nauczyłem się kilka lat temu od jednego z naszych trenerów. Przedstawię go w tym artykule.
Czym jest SPACER?
Jest to proste narzędzie przydatne dla osób, które prowadzą szkolenia lub spotkania. Jego celem jest uporządkowanie komunikacji i zarządzenie uczestnikami na początku wydarzenia.
SPACER to akronim od słów Safety, Purpose, Agenda, Contract, Expectations, Roles.
Jak działa SPACER?
Wystarczy postępować zgodnie z poniższym schematem:
1) Safety (Bezpieczeństwo)
Jeśli prowadzisz szkolenie otwarte zakomunikuj uczestnikom gdzie znajdują się wyjścia ewakuacyjne oraz punkty zbiórki.
Jeśli w trakcie szkolenia pojawią się zagrożenia związane z ryzykiem wypadku (u nas jest to np. gra symulacyjna w trakcie której niektórzy uczestniczy szybko przemieszczają się pomiędzy stołami) zwróć uwagę na co należy uważać i jak zachować się bezpiecznie.
To samo dotyczy m.in. korzystania z napojów gorących czy wytarcia mokrej podłogi jeśli komuś wyleje się napój.
Dla komfortu uczestników można też powiedzieć w tym punkcie o kwestiach związanych np. z lokalizacją toalet.
W przypadku spotkania ten krok najczęściej pomijamy.
2) Purpose (Cel)
Zdefiniuj uczestnikom cel spotkania.
- W przypadku szkolenia w jakim celu jest organizowane (może to być cel od sponsora, ale też Twój cel jako szkoleniowca)
- W przypadku spotkania kwestia celu jest niezwykle istotna. Bardzo często zdarza się bowiem, że organizowane są spotkania, a uczestnicy nie wiedzą dlaczego ktoś je organizuje oraz jaka jest ich rola. Bez celu spotkania trudno, aby było ono efektywne.
3) Agenda
Przedstaw uczestnikom szczegółową agendę:
Dla szkoleń komunikuj co będzie się po kolei działo oraz kiedy będą przerwy
Dla spotkań wejdź bardziej w szczegóły. Może to być np:
- 9:00 – 9:15 – przedstawienie wyników z ubiegłego miesiąca
- 9:15 – 9:45 – analiza wyników i przyczyn potencjalnych odchyłek
- 9:45 – 10:00 – plan działań i podsumowanie
4) Contract (Kontrakt)
Ustal kontrakt z uczestnikami, tzn. zasady wg których będziecie pracowali, aby zrealizować cel (bo już go przekazałeś), zmieścić się w agendzie (którą każdy już zna). Są tu takie punkty jak np. punktualność, wzajemny szacunek czy wyciszenie telefonów komórkowych.
Dla spotkań zdecydowanie rekomenduję m.in. pełne skupienie na celu (np. brak używania laptopów do celów innych niż spotkanie).
Bardzo ważnym punktem jest też tzw. lista parkingowa. Jej działanie jest proste, ale niezwykle istotne dla efektywnego przebiegu spotkania. Jeśli pojawi się temat niezwiązany z celem i agendą, to jest wrzucany na boczny tor w postaci listy parkingowej. Po prostu nie zajmujecie się nim, tylko zapisujecie na osobnej kartce. W ramach podsumowania spotkania możecie zdecydować czy do tego tematu warto wrócić. Jeśli tak to kiedy i w jakim składzie.
Z doświadczenia wiem, że ten punkt wpływa nie tylko na efektywność spotkań, ale i znacznie redukuje frustrację pracowników tym, że spotkanie po raz kolejny nie miało sensu, bo zeszliśmy na tematy poboczne.
5) Expectations (Oczekiwania)
Tutaj sprawa jest prosta. Na szkoleniu zbieramy oczekiwania od grupy. Pomaga nam to w dopasowaniu zawartości szkolenia do potrzeb uczestników (np. przykłady konkretnych rozwiązań czy narzędzi) o ile oczywiście są zgodne z celem.
W przypadku spotkań ten punkt nie zawsze jest używany. Może natomiast dotyczyć oczekiwań uczestników względem celu jaki postawiliśmy na samym początku.
6) Roles (Role)
Mimo że na końcu to jest to niezwykle istotny element całego SPACERa.
Role mają pomóc nam w efektywnym wykorzystaniu czasu, ale i zaangażowaniu uczestników w to co się będzie działo. Przykładowe role poniżej:
Time Keeper – skoro mamy agendę, to taka osoba pilnuje abyśmy się zmieścili w czasie. Czyli np komunikuje grupie, że zostało nam 5 min do zakończenia analizy danych i musimy przejść do konkretów. Ta rola jest szczególnie istotna w przypadku spotkań.
Zarządca parkingu – osoba prowadząca listę parkingową. Jeśli pojawia się temat z innego obszaru niż cel, to właśnie on komunikuje to grupie i wpisuje na listę.
Notariusz – w trakcie spotkania dobrze, aby jedna osoba notowała ustalenia i wysłała je jako podsumowanie do uczestników.
Służba porządkowa – dba o to, aby uczestnicy zostawili po sobie porządek na zakończenie szkolenia.
Dzwonnik – jeśli ktoś wchodzi za bardzo w szczegóły na spotkaniu (np. detale które nie interesują pozostałych uczestników) to dzwonnik sygnałem dźwiękowym daje informacje, aby przejść do konkretów. Doskonale sprawdza się tutaj prosty dzwonek z recepcji hotelowych.
Podsumowanie
Oczywiście jak każde narzędzie należy je używać zgodnie ze zdrowym rozsądkiem i dopasowując do swoich potrzeb. Ze SPACERa może więc czasami powstać jego krótsza forma. Role też mogą ewoluować, a osoby odpowiedzialne dobrze, żeby się zmieniały.
Jeśli tylko masz problem z którymś z aspektów przedstawionych w tym artykule to sprawdź czy metoda SPACER Ci w tym pomoże.
