Kaizen w skrócie oznacza zmianę na lepsze (codzienną!). Otwarcie się na zmiany może przynieś wiele dobra i to nie tylko z perspektywy przedsiębiorcy. Także w odniesieniu do każdej innej sfery życia, także osobistego.
Wielu z nas boi się zmian, jest to zupełnie naturalne uczucie. Wiąże się to z wyjściem z tak zwanej strefy komfortu i rozpoczęciem czegoś nowego, dotąd nieznanego. Zaczynając nowy etap życia nigdy nie mamy pewności, że sobie poradzimy i osiągniemy sukces. Będziemy się wielokrotnie potykać, może nawet upadać. W końcu oswoimy „nowość” przez zdobywane doświadczenie i okiełznamy ją. Zaczniemy dostrzegać nowe, lepsze perspektywy.
Dobrze znane przysłowie Ignacego Chigera „Stal hartuje się w ogniu, a człowiek w walce z trudnościami”, idealnie obrazuje drogę, jaką należy pokonać, aby „coś” zmienić i aby ta zmiana była dobra.
Zasady Kaizen zostały określone w 10 punktach:
1. Problemy stwarzają możliwości.
W naszej kulturze problem uważany jest za coś negatywnego. Tymczasem w podejściu Kaizen problem to szansa na stabilizację procesu. Jeśli pojawił się problem (zdiagnozowaliśmy go) to znaczy, że jeśli go rozwiążemy – nasz proces będzie stabilniejszy. Oczywiście kluczowe jest skuteczne działanie, a więc takie, aby dany problem nie wystąpił ponownie.
2. Pytaj 5 razy „Dlaczego”.
Wchodząc w interakcję z codziennymi problemami naszym celem nie jest zagaszenie go na chwilę, ale zdiagnozowanie przyczyny źródłowej, aby skutecznie go wyeliminować. Najlepszym i zarazem najprostszym narzędziem, które może nam w tym pomóc jest metoda 5 x Dlaczego.
Zadając pytanie dlaczego drążymy temat – wchodzimy coraz głębiej w analizę problemu. Oczywiście nie zawsze skończymy na piątym pytaniu. Czasem trzeba będzie zadać ich dużo więcej.
3. Bierz pomysły od wszystkich.
Otwartość na pomysły innych uczestników procesu wyzwala kreatywność wśród pracowników, a jednocześnie daje szeroki wachlarz potencjalnie dobrych rozwiązań. Nie bądź samodzielną jednostką do zadań specjalnych – angażuj pracowników.
4. Myśl nad rozwiązaniami możliwymi do wdrożenia.
Czasem poszukiwanie idealnego rozwiązania przychodzi z czasem, a wcześniej warto wdrożyć najlepsze z dostępnych na dany moment pomysłów.
5. Odrzucaj ustalony stan rzeczy.
Negowanie stanu obecnego przychodzi nam często z trudnością. Działając w tym punkcie naszym celem jest zadawanie sobie pytań: Czy to najlepsza metoda na wykonanie danej pracy? Czy można zrobić tą pracę lepiej?
Odrzucamy więc tutaj nasze przywiązanie do tego, że zawsze tak było. Skupiamy się na działaniach poprawiających obecny stan rzeczy.
6. Wymówki, że czegoś się nie da zrobić są zbędne.
Strach przed nowym czy lenistwo nie powinny blokować naszego dążenia do doskonałości. Nawet drobne kroki w kierunku zmiany starego postępowania pokażą nam nowe możliwości.
Jest takie stare powiedzenie: Kto chce, ten szuka sposobu. Kto nie chce – szuka powodu. Nie akceptuj wymówek. Szukaj rozwiązań.
7. Wybieraj proste rozwiązania – nie czekając na te idealne.
Czasem sedno tkwi w jego prostocie. Wielkie zmiany zaczynają się właśnie od tych małych i prostych zmian.
W dolinie krzemowej jest powiedzenie: „Done is better than perfect” (zrobione jest lepsze od idealnego). A więc działaj z tym co masz, tu i teraz. Idealne rozwiązanie pojawi się w toku działania.
8. Użyj sprytu zamiast pieniędzy.
Kto powiedział, że usprawnianie systemu zawsze wymaga ogromnych nakładów finansowych? Dzięki kreatywnemu, dobrze zmotywowanemu do pracy zespołowi najlepsze rozwiązania pojawiają się wyciągniecie reki, przy mniejszych kosztach. Można także wzorować się na innych w branży. Na tych, którzy wcześniej przepracowali podobne problemy. Warto też zaczerpnąć wiedzy z dostępnych publikacji.
9. Pomyłki koryguj na bieżąco.
Błędy i pomyłki to część gry działania. Jeśli chcesz udoskonalać pracę/proces czy rozwiązywać problemy, to musisz być świadomy tego, że na pewno pojawią się błędy i pomyłki.
Bądź na to gotowy. Nie poddawaj się. Twoim celem po wystąpieniu pomyłki jest wyciągnięcie wniosków i zrobienie kolejnego kroku.
10. Ulepszenie nie ma końca.
Ciągłe doskonalenie nigdy się nie kończy, jest to jedyna droga do rozwoju. Kaizen propaguje metodę małych kroków, a nie gruntownych, wielkich zmian. Małe sukcesy motywują do kolejnych i mogą stać się inspiracją dla innych.
Albert Einstein powiedział, że „Szaleństwem jest robić wciąż to samo i oczekiwać różnych rezultatów”. Dlatego warto często spoglądać na otaczający nas świat z otwartością umysłu. Na pewno zrodzi się w nas nieraz refleksja, która stanie się początkiem czegoś nowego, dobrej zmiany.
