W jaki sposób można analizować proces?
W firmach oraz w życiu codziennym mamy do czynienia z rozmaitymi procesami. Niektóre są przez nas szczegółowo obserwowane, układane i poprawione, a innych w ogóle nie dostrzegamy. To, że ich nie widzimy, nie oznacza, że nie maja wpływu na naszą pracę i życie, lub ich wpływ jest niewielki. Dlatego warto dostrzegać wszystkie procesy. Poprzez ich analizę można formować lepszą rzeczywistość.
Na początku warto sobie usystematyzować pojęcia: proces oraz analiza.
Proces w organizacji to zestaw czynności wzajemnie ze sobą powiązanych i niezbędnych do uzyskania określonego celu związanego z dostarczeniem klientowi jak najlepszego produktu/usługi.
Analiza to inaczej rozkład badanego zjawiska czy rzeczy na czynniki i wyodrębnienie wszystkich cech, właściwości, powiązań.
Reasumując analiza procesu to szczegółowe zbadanie go po kątem wszystkich jego składowych, cech i wewnętrznych powiązań.
Analiza procesów polega na dokładnym przeglądzie i zrozumieniu ich poprzez poznanie oraz zdefiniowanie danych wejściowych, danych wyjściowych, etapów procesu, zasobów, procedur, mechanizmów kontrolnych i technologii oraz wzajemnego oddziaływania tych elementów na siebie. Warto każdą taką analizę rozpocząć od graficznego przedstawienia struktury procesu.
Analizę procesów warto rozpocząć według następujących kroków:
1. Identyfikacja i zdefiniowanie celów analizy. Polega na określeniu co chce się osiągnąć poprzez przeprowadzaną analizę. Być może będzie to poznanie danego procesu lub początek większej inicjatywy w organizacji. Niemniej każdy cel warto określić zgodnie z zasadą SMART. Należy konkretnie go zdefiniować. Musi być mierzalny, osiągalny, istotny oraz określony w czasie, w którym chcemy go osiągnąć.
2. Zidentyfikowanie procesów do analizy. Znając cele, można zidentyfikować procesy, które będą przeanalizowane. Dobrze jest rozpocząć od mniejszych procesów o kluczowym znaczeniu dla firmy lub od takich, które słabo działają w organizacji. Należy określić punkty początkowe i końcowe. Upewnić się, że zakres analizy jest dokładnie zdefiniowany.
3. Zebranie informacji na temat procesu. Na tym etapie warto zebrać zespół osób, który ma najwięcej informacji o danym procesie i będzie w stanie zidentyfikować dane, problemy oraz wąskie gardła. Jako metody zbierania danych można zastosować wywiady, sesje burzy mózgów, przeglądać wszystkie dostępne źródła informacji. Im więcej informacji, tym lepiej zrozumiany będzie dany proces.
4. Zobrazowanie procesu. Mapowanie procesów ma na celu wizualne przedstawienie wszystkich aspektów procesu. Może to być najprostsze narysowanie schematu blokowego na kartce papieru. Mapa powinna przedstawiać proces w jasny i łatwy do zrozumienia sposób.
5. Szczegółowa analiza procesu. Ten krok obejmuje analizę procesu w jego obecnym stanie. Należy zwrócić uwagę na identyfikację obszarów nieefektywnych, czyli potencjałów do poprawy. Warto skupić się na kluczowych elementach procesów biznesowych. Są to: współpraca z klientami wewnętrznymi i zewnętrznymi, działania o dużej wartości dodanej, wąskie gardła, skuteczność systemu komunikacji, marnotrawstwa itp.
6. Zidentyfikowanie potencjału do doskonalenia danego procesu. W tym kroku warto wrócić do celów, które zostały zidentyfikowane na początku. Wszelkie usprawnienia procesów powinny współgrać z celami. Powinny zostać jasno omówione i ustalone ze wszystkimi uczestnikami procesu. Warto wysłuchać opinii różnych stron, zbadać wszystkie możliwe rozwiązania i wybrać optymalne z punktu widzenia krótko- jak i długoterminowej perspektywy działania organizacji.
Podczas przeprowadzania analizy procesów warto wesprzeć się dostępnymi i sprawdzonymi metodami wspomagającymi dobrą analizę sytuacji. W zależności od tego, jakiego obszaru działalności dany proces dotyczy, mogą to być narzędzia takie jak np.:
Przykładowe narzędzia do analizy procesu:
- Analiza SWOT- jest bardzo uniwersalnym narzędziem. Pomaga uporządkować informacje również na temat procesów. Diagnozuje mocne i silne strony przedsiębiorstwa oraz szanse i zagrożenia płynące z zewnątrz organizacji.
- Analiza FMEA- to narzędzie służące do poznania i analizy przyczyn oraz skutków błędów wyrobów oraz procesów.
- Diagram żółwia- jest to świetne oraz proste narzędzie służące do scharakteryzowania i poznania wszystkich składowych elementów procesów poprzez odpowiednio zadane pytania
