W praktyce wsparcia firm w rozwoju bardzo często spotykam się u klientów z dwiema sytuacjami:
- Brak zarządzania wiedzą w organizacji
- Brak zarządzania kompetencjami.
Obydwie sytuacje stanowią dość duże ryzyko biznesowe. Brak zastępowalności pracowników w przypadku absencji lub zwolnienia pracownika generuje często dużą lukę w firmie, co przekłada się na kilkutygodniowe odkrywanie „jak ten proces mamy realizować”.
Z doświadczenia wiem też, że zazwyczaj, zaczynając pracę z matrycami kompetencji lider zespołu mówi, że on doskonale zna umiejętności swojego zespołu (wszystko ma w głowie). I zawsze po wykonaniu matrycy dziwi się, że tak się rozkładają realne kompetencje w zespole i ma tak dużo luk, które w przypadku absencji będą stanowiły problem dla niego.
Zacznijmy jednak od krótkiej historii…
Zacznij rozwijać swoich pracowników i zarządzać zespołem
Kilka tygodni temu byłem w jednym ze sklepów sieciowych ze sprzętem RTV. Chciałem poradzić się sprzedawcy w sprawie zakupu monitora do biura. Pech chciał, że na dziale był tylko jeden sprzedawca (drugi akurat miał wolne). Co gorsza, Pan akurat obsługiwał klientkę, która w trakcie jednej wizyty chciała kupić cały sprzęt komputerowy, ale nie miała doprecyzowanych oczekiwań.
Pan poprosił, żebym poczekał w kolejce, aż będzie dostępny. Po 10 minutach zapytałem sprzedawców z sąsiednich działów (którzy byli dostępni) czy mogą mi pomóc. Z uśmiechem powiedzieli, że się na tym nie znają i mam poczekać. Po 20 minutach w kolejce na obsługę czekały już 4 osoby. Po 30 minutach wyszedłem ze sklepu…
Podobne sytuacje występują każdego dnia w wielu firmach. Pracownicy nie są zastępowalni i w sytuacji kiedy ich brakuje proces zaczyna nabierać niekontrolowanej zmienności.
Na szczęście jest narzędzie, które może pomóc lepiej zarządzać takimi sytuacjami. Jest to Matryca Kompetencji (zwana też matrycą umiejętności lub skill matrix).
Do czego służy Matryca Umiejętności
Jest to narzędzie, które wspiera zarządzanie kompetencjami w zespole oraz rozwój pracowników. Szczególnie ważne z perspektywy lidera zespołu. Pomaga ona w takich sytuacjach jak:
- zastępowalność pracowników (np. w okresie urlopów),
- zabezpieczenie wąskich gardeł w procesie na wypadek wzrostu obciążenia,
- zapewnienie rozwoju pracownikom,
- utrzymanie ciągłości procesu (nieprzewidziane sytuacje L4, zwolnienia)
- zwiększenie wartości działu/zespołu poprzez ich szerokie kompetencje
Z czego składa się Matryca Umiejętności
Poniżej przedstawiono kluczowe elementy matrycy
Jak wypełnić Matrycę Umiejętności
Punkty ze schematu powyżej odpowiadać będą punktom wyjaśniającym jak wypełnić matrycę.
1. Wypisujemy członków naszego zespołu.
2. Listujemy kompetencje/umiejętności jakie musi posiadać zespół, żeby realizować swoje zadania (np. obsługa programu X, znajomość języka obcego, obsługa maszyny Y, czytanie rysunków technicznych, etc.)
3. Wypisujemy kompetencje jakie pracownicy mają z innych działów w których pracowali, albo np. przydatne kompetencje z innych obszarów (np. uprawnienia na wózek widłowy pracownika produkcji)
4. Każdy pracownik ma oceniane kompetencje wg skali 5 stopniowej
- Pusta kratka – brak kompetencji
- Poziom 1 (jedna kratka) – rozpoczął szkolenie
- Poziom 2 (2 kratki) – zakończył szkolenie, ale trzeba jeszcze weryfikować postępy jego pracy
- Poziom 3 (3 kratki) – pracuje samodzielnie, dobrze jakościowo i bezpiecznie. Nie wymaga weryfikacji
- Poziom 4 (4 kratki) – potrafi szkolić innych pracowników z tej umiejętności
5. Każdą kolumnę kompetencji z pkt 3 podsumowujemy wpisują aktualną liczbę pracowników będących na poziomie 3 lub 4 (stan obecny). Następnie wpisujemy docelową liczbę pracowników jaką chcemy mieć w dziale na tych poziomach (stan przyszły).
6. Analogicznie realizujemy to ale z punktu widzenia pracownika. Wypisujemy więc ile dany pracownik potrafi kompetencji na poziomie 3 lub 4, a ile chcielibyśmy aby kompetencji posiadał.
Różnica między stanem obecnym, a docelowym pokazuje nam ilu pracowników powinniśmy przeszkolić. Wyznaczamy więc konkretnej osobie cel podniesienia kompetencji wpisując X w odpowiednie pole. Są to dane wejściowe dla planu szkoleń
7. Matryce uzupełniamy regularnie (z doświadczenia rekomenduję co kwartał) weryfikując obecny stan i kolejne szkolenia.
Tworząc plan szkoleń warto uwzględnić nie tylko kto będzie szkolony z jakiej kompetencji, ale też wyznaczyć osobę odpowiedzialną za szkolenie i potwierdzenie osiągnięcie kompetencji danego pracownika.
Jak zacząć pracę z Matrycą
Są 3 podstawowe metody stworzenia matrycy kompetencji. Każda z nich ma swoje zalety i wady, a dobór metody zależy od kultury organizacji i charakteru lidera.
1) Tylko dla przełożonego
Przełożony wykonuje matrycę samodzielnie na bazie swoich doświadczeń i opinii. Nie pokazuje jej nikomu. Na bazie tego co stworzył rozwija zespół.
Metoda stosowana w sytuacji kiedy przełożony obawia się reakcji zespołu na takie narzędzie, roszczeń wzrostu wynagrodzeń, albo jest świeżym przełozonym i nie czuje się jeszcze pewnie w swojej roli.
2) Jeden na Jeden
Spotkanie 1 na 1 przełożonego z każdym pracownikiem i indywidualna ocena na bazie przekonań pracownika i opinii przełożonego.
3) Wspólnie z całym zespołem
Cały zespół siada wspólnie przy stole. Każdy ocenia swoje kompetencje, a ich odpowiedni poziom waliduje reszta zespołu (jest to najtrudniejsza metoda, potencjalnie najbardziej generująca konflikt, ale i dająca najlepszy obraz sytuacji i czasem potrzeba dla oczyszczenia atmosfery w zespole.
Najczęściej pojawiające się pytania
1. Czy matryca jest powiązana z systemem wynagrodzeń
Osobiście uważam, że nie jest to dobry pomysł, choćby z uwagi na fakt, że nie można porównać zaawansowania kompetencji między sobą. Dobrą praktyką jest jednak wykorzystanie matrycy jako podstawy do podwyżki lub jej braku (np jeśli pracownik realizuje postawione cele i się rozwija, zwiększając tym samym wartość w dziale to jest to podstawa do podwyżki).
2. Czy każdy powinien widzieć matrycę.
Jest to dobra praktyka, aby było to przejrzyste i widoczne dla każdego. Może być stymulacją do rozwoju, albo samooceny pracownika na tle pozostałych członków zespołu
3. Czy poziom każdej kompetencji musi być opisany (określenie wymagań)
To zależy od specyfiki pracy danego działu/brygady. Są organizacje, które mają to bardzo dokładnie rozpisane (przy czym zajmuje to bardzo dużo czasu). Są też takie które bazują na odpowiedzialności szkolącego. Czyli jeśli szkolący Jan Nowak potwierdza, że Adam Kowalski zdobył kompetencje z obsługi maszyny na poziomie 3, to ręczy za to swoim nazwiskiem.
4. W jakiej formie stosować matrycę
Dla zespołów pracujących fizycznie w jednym miejscu najlepiej sprawdza się forma papierowa widoczna na tablicy zespołu. Jest to ważne, bo „obecność matrycy” przypomina pracownikom o rozwoju i wyznaczonych celach. Co kwartał aktualizujemy matrycę w systemie i drukujemy nową wersję.
Dla tzw. zespołów rozproszonych dobrze sprawdza się matryca wirtualna (może to być nawet plik excel / google docs na dysku sieciowym).
Jak wygląda wypełniona matryca
Skąd wziąć szablon matrycy kompetencji?
Szablon matrycy kompetencji możesz pobrać z naszej strony za darmo po zapisaniu się do newslettera – kliknij tutaj.
