Właściciel procesu to niezwykle ważna funkcja, występująca niestety w niewielu firmach, a szkoda…
Proces jak czworonóg
W tym wpisie użyję analogii do czworonogów, aby łatwiej było Ci zrozumieć ideę właściciela procesu.
Każdy pies ma swojego właściciela. Jego zadaniem jest dbanie o to, aby podopieczny rozwijał się prawidłowo, był bezpieczny i zdrowy. A w sytuacji kiedy coś się dzieje odpowiednio szybko i właściwie zareagował przywracając swojego pupila do pożądanego stanu.
Kim jest właściciel procesu?
Właściciel procesu jest dokładnie taką osobą jak z przykładu powyżej.
Oznacza to, że jest on odpowiedzialny za proces. Za jego prawidłowe funkcjonowanie przy zachowaniu założonego poziomu jakości, kosztów i czasu realizacji. Dba on nie tylko o sam proces, ale i o zespół go realizujący (kompetencje, komunikacja, etc.).
W sytuacji kiedy coś nie działa prawidłowo, reaguje szybko, aby zdiagnozować problem i przywrócić proces do prawidłowego funkcjonowania.
Co ważne nie oznacza to, że właściciel wszystkie działania przy procesie podejmuje samodzielnie. Jego rolą jest takie zorganizowanie zespołu przy procesie, aby miał właściwe kompetencje do jego obsługi i reagowania.
W sytuacjach problematycznych właściciel bierze odpowiedzialność za proces i jest skupiony nie na szukaniu winnych, ale jak najszybszym znalezieniu rozwiązania, aby proces dalej zdrowo funkcjonował.
Dlaczego warto, aby Twoje procesy miały właściciela?
Wyobraź sobie sytuację, w której wychodzisz do osiedlowego parku, a tam biega 15 bezpańskich psów. Każdy robi co chce. Jedne chcą się bawić, inne stanowią zagrożenie dla Twoich dzieci i Ciebie, a jeszcze inne zostawiają po sobie ogromny bałagan, którego nikt nie sprząta.
Tak właśnie wyglądają firmy, w których nie ma właścicieli procesów (oczywiście sytuacja jest przejaskrawiona).
Jeśli proces nie ma właściciela – osoby odpowiedzialnej za jego prawidłowe funkcjonowanie – to niestety, ale trudno nim zarządzać i mieć go pod kontrolą. Oczywiście co jakiś czas ktoś wkroczy do akcji i posprząta cały bałagan.
Zastanów się jednak jak dużym kosztem osiągasz wartość w procesie i jak dużo niepotrzebnych sytuacji, nerwów i nieporozumień jest, kiedy brakuje właściciela.
Czy właściciel procesu to zawsze manager?
Zdecydowanie nie. Zazwyczaj jeden manager zarządza kilku, albo nawet kilkunastoma procesami. Nie byłby w stanie być właścicielem każdego z nich. A nawet jeśli byłoby to możliwe, to nie byłoby to dobre dla firmy (np. przy długotrwałej chorobie czy zmianie pracy).
Właścicielem może być spokojnie specjalista. Nie musi być to najlepszy ekspert w tej dziedzinie, ale na pewno warto, żeby znał proces i wiedział z kim jest powiązany.
Wskazane jest też, aby miał doświadczenie pracy w danej organizacji, które pozwoliłoby mu lepiej zrozumieć kulturę pracy i znać osoby, z którymi współpracuje.
Podsumowanie
Jeśli nie masz jeszcze właścicieli swoich procesów to zastanów się jak dużo mógłbyś zyskać na tym, gdyby oni się pojawili. Słowo klucz tutaj to osoba, która jest odpowiedzialna za proces i dba, aby funkcjonował prawidłowo dostarczając wartość.
