Dość często spotykamy się w działaniu kadry zarządzającej z podejmowaniem decyzji w oparciu o dane. Jest to całkiem dobry przejaw rozwoju organizacji i wiele osób jest z tego powodu bardzo dumnych.
Czy jednak jest to najlepszy i jedyny słuszny sposób zarządzania procesem?
Dane
Wyobraźmy sobie taką sytuację:
Jedziesz samochodem i poruszasz się po autostradzie z dozwoloną prędkością 140 km/h. Masz ok. 25% paliwa w baku. W samochodzie jest skrzynia automatyczna, więc masz odpowiedni bieg i obroty są na właściwym poziomie.
Czy takie dane są wystarczające do zarządzania procesem? Czy prowadzimy auto tylko w oparciu o dane?
Bardzo często zapominamy o faktach w trakcie realizacji naszego procesu…
Fakty
Jedziesz samochodem po autostradzie z dozwoloną prędkością 140 km/h. Masz ok. 25% paliwa w baku.
Oprócz tych danych patrzysz na drogę przez przednią szybę weryfikując fakty. Co możesz zobaczyć?
1) Znak ograniczenie prędkości do 70 km/h
2) Korek jaki zaczyna się tworzyć przed Tobą
3) Auto w tylnym lusterku, które bardzo szybko się zbliża do Twojego jadąc z prędkością ok 200 km/h
4) Bardzo silnie padający deszcz i zmiana przyczepności podłoża
5) Znak, że najbliższa stacja benzynowa jest za 2 km, a kolejna dopiero za 50 km
Fakty i dane
W oparciu o fakty i dane możesz podjąć właściwą decyzję pomagającą Ci zarządzić procesem i osiągać odpowiednie wyniki.
Jak to działa w codziennym życiu? Widząc przykładowo kiepskie wyniki kontroli jakości w zestawieniu dziennym idziesz na realny proces, aby zobaczyć jak on aktualnie przebiega, porozmawiać z ludźmi i zrozumieć co się mogło zmienić i pogorszyć wyniki.
Widząc rosnące koszty zakupu narzędzi w danym dziale zamiast przycinać budżet najpierw idź na proces, porozmawiaj z ludźmi i okaż im szacunek.
Zdrowy rozsądek
Nie skupiajcie też swojej uwagi tylko na pięknie wyglądających tablicach wyników.
Ostatnio w trakcie wizyty w jednym z zakładów naszego klienta zobaczyliśmy wiele nowych, kolorowych tablic prezentujących wyniki, Hoshin Kanri i wiele innych elementów. Większość danych była po angielsku (bo przecież 2 razy w roku przyjeżdża wizytacja z centrali i muszą rozumieć co prezentujemy).
Kiedy pytaliśmy operatorów i liderów co to za nowe tablice na hali nie potrafili wytłumaczyć. Korzystali z nich tylko w minimalnym stopniu wpisując suche dane, bo tak kazał dyrektor. Jest to niestety dość częsta sytuacja. Tworząc tablicę z danymi zawsze definiujcie sobie jej klienta- czyli dla kto ma z nich korzystać, u kogo budujecie własność procesu i zaangażowanie.
Kilka słów na podsumowanie
Trudno jest zarządzać procesem tylko w oparciu o dane. Trudno jest też zarządzać procesem w oparciu tylko o fakty. Natomiast połączenie tych dwóch elementów da Wam bardzo dobre efekty pracy.
To trudna sztuka nauczyć się przebywać na procesie i weryfikować fakty. Szczególnie trudna jeśli mówimy sobie, że pójdę na proces jak tylko będę miał chwilę wolnego.
Tego czasu jednak nie znajdziesz. Wolny czas w kalendarzu wypełnią Ci spotkania bądź nagłe gaszenie pożarów. Czas na przebywanie na procesie trzeba sobie każdego dnia zarezerwować. Powinna być to rutyna każdego przełożonego choćby po to, żeby rozumiał czym i kim zarządza 🙂
