Diagram żółwia

W tym wpisie dostaniesz bardzo dużo wartości, dzięki metodzie, która jest mało popularna, a zarazem ma niezbyt marketingową nazwę.

Jednak z naszego doświadczenia – diagram żółwia – to jedno z ważniejszych narzędzi, jakie powinno być używane w każdej firmie (niezależnie od wielkości i branży).

Czym jest Diagram Żółwia?

Diagram żółwia nie jest mapą procesu. Pozwala nam on za to na wykonanie tzw. charakterystyki procesu, a więc zrozumieniu jakie składowe ma nasz proces.

Narzędzie jest bardzo proste, łatwe w wykonaniu, a daje nam informacje, które możemy wykorzystać na wiele różnych sposobów.

Jak wygląda Diagram Żółwia?

W wersji wizualnej diagram wygląda tak jak na grafice poniżej. Zawiera 8 elemetów, które należy zdiagnozować w naszym procesie.

Krok 1. Nazwa procesu

W pierwszym etapie musimy nazwać nasz proces. I choć może się to wydawać banalne, to idea jest bardzo słuszna.

Chodzi o to, żeby każdy proces w naszej organizacji miał swoją unikatową nazwę po której będzie rozpoznawany. Tak więc, jeśli ktoś mówi o procesie Wysyłki, to wszyscy w firmie wiedzą co to jest za proces i w jakich ramach jest realizowany.

Dzięki temu nie mamy zbędnych nieporozumień.

Krok 2. Właściciel procesu

To jedna z ważniejszych i niestety rzadko występujących ról w firmach. 

Właściciel procesu to osoba, która odpowiada za to, aby proces działał prawidłowo, a w sytuacji problemów swojej energii nie kieruje na szukanie winnych, ale przyczyn problemu i rozwiązań stabilizujących proces. 

Właściciel procesu zatem monitoruje stan zdrowia swojego procesu i reaguje na odchylenia (zmiany w firmie, nowy surowiec, nowa technologia, etc.). Patrzy jak zmiany wpływają na jego procesu i tak go ustawia, aby dalej działał prawidłowo.

Co ważne właściciel procesu to nie zawsze jest kierownik/lider działu. jeden manager zarządza kilkoma, albo nawet kilkunastoma procesami. Nie byłby w stanie być właścicielem każdego z nich. A nawet jeśli byłoby to możliwe, to nie byłoby to dobre dla firmy (np. przy długotrwałej chorobie czy zmianie pracy).

Właścicielem może być spokojnie specjalista. Nie musi być to najlepszy ekspert w tej dziedzinie, ale na pewno warto, żeby znał proces i wiedział z kim jest powiązany.

Wskazane jest też, aby miał doświadczenie pracy w danej organizacji, które pozwoliłoby mu lepiej zrozumieć kulturę pracy i znać osoby, z którymi współpracuje.

Krok 3. Wejście do procesu

Wejściem w diagramie żółwia jest wszystko to, co ulega zmianie w toku procesu.

Mogą to być np. dane potrzebne do stworzenia raportu, surowiec do produkcji czy zamówienie klienta.

Wejście do procesu jest bardzo ważnym elementem. Jeśli będziemy mieli nieprawidłowe wejście, to nie dostarczymy finalnie dobrej wartości klientowi.

Krok 4. Wyjście z procesu

Patrząc na diagram żółwia skoro mamy wejście do procesu, to dobrze byłoby mieć też wyjście 🙂

Wyjściem jest tutaj efekt pracy (przetworzenia) naszego wejścia. 

Co ważnie nie jest to tylko ten najbardziej oczywisty efekt procesu (np. gotowy produkt). Efektem będą też odpady, dane w systemie, czy inne elementy powstające w toku procesu, o których warto jest pamiętać.

Krok 5. CO potrzebujemy do obsługi procesu

W tej kategorii wpisujemy wszystkie maszyny, narzędzia, urządzenia czy systemy informatyczne jakie są potrzebne do przetwarzania naszych wejść do procesu.

Krok 6. KTO może obsługiwać proces?

Skupiamy się tutaj na wszystkich kompetencjach jakie są potrzebne, żeby ten proces obsłużyć. 

Dlaczego to ważne?

Bo najczęściej nie mamy takiej listy. Jeśli ludzie nie posiadają właściwych kompetencji na określonym poziomie to w konsekwencji proces wykonują dłużej, z większym ryzykiem błędów jakościowych i często z podwyższonymi kosztami.

Krok 7. Kryteria realizacji procesu

Jeśli chcemy, żeby nasz proces funkcjonował prawidłowo to ważne jest, żebyśmy monitorowali jego parametry poprzez właściwe kryteria.

Rozróżniamy tutaj 2 rodzaje wskaźników:

1. Wynikowe
   Definiujące jaki ma być efekt procesu (np. tolerancja wykonania, jakość powłoki, czas wysyłki zlecenia, liczba wyprodukowanych sztuk w miesiącu, poziom reklamacji).
   Kryteria wynikowe pokazują nam efekt pracy, ale nie pozwalają już na modyfikację.
   
2. Procesowe
   Parametry, które możemy mierzyć w trakcie, aby mieć wynik na odpowiednim poziomie (np. liczba spotkań handlowca, liczba wysłanych ofert, godzinowy wynik produkcji, etc.)

Krok 8. Skąd wiemy JAK realizować proces?

W tym obszarze zamieszczamy wszystkie dokumenty, które opisują nam w jaki sposób mamy pracować na procesie.

Mogą to być instrukcje, procedury, standardy, ale i też przepisy prawne.

Co nam daje Diagram Żółwia?

Poniżej przedstawiamy 3 warianty stosowania diagramu, z których najczęściej korzystamy w naszej pracy konsultantów.

1. Analiza procesu

Wykonując diagram żółwia robimy swego rodzaju analizę procesu diagnozując jakie elementy w tej chwili mamy, jakich nam brakuje do stabilnej pracy oraz które sprawiają nam problem.

2. Szybka analiza problemów

Jeśli mamy wykonany diagram żółwia, a w procesie pojawia się problem, to możemy wykorzystać to narzędzie jako swego rodzaju papierek lakmusowy, aby sprawdzić czy wszystkie elementy żółwia zadziałały prawidłowo i wychwycić miejsca krytyczne.

3. Modyfikacja procesu
   Jeśli firma wdraża nowe rozwiązanie do procesu (np. nowe narzędzie IT), to na bazie żółwia weryfikujemy jak to wpłynie na nasz proces. Czy będzie wymagało oddziaływania na wejścia, kształtowania nowych kompetencji, modyfikacji dokumentacji procesowej, a może dołożenia nowych kryteriów, aby zweryfikować czy narzędzie przynosi zamierzony efekt.

Podsumowanie

Jesteśmy zwolennikami zdrowego rozsądku i korzystania z narzędzi w bardzo dowolny sposób.
Wiemy, że diagram żółwia to potężne narzędzie, które bardzo mocno pomaga szybko diagnozować procesy, budować świadomość i analizować problemy.

Używajcie go w dowolnej formule, konfiguracji. Nie trzymajcie się sztywno założonych ram. 

Mamy też dla Was darmowe formularze diagramu żółwia, które możecie pobrać klikając w poniższy link (link do bezpłatnych narzędzi).