Podczas analizowania różnych problemów w organizacjach, metody graficzne znacznie ułatwiają pracę, gdyż porządkują informacje i łatwiej pomagają dotrzeć do ich źródła. Przy okazji można przyjrzeć się im z różnych stron oraz wychwycić zależności i powiązania.
Jedną z ciekawszych metod graficznych jest właśnie diagram lub inaczej drzewo relacji, które porządkuje informacje określając powiązania przyczynowo-skutkowe w złożonych problemach.
W celu znalezienia przyczyn odpowiedzialnych za dany problem najpierw należy go zdefiniować. Następnie wypisać wszystkie możliwe czynniki, które mogą mieć jakikolwiek wpływ na ostateczny rezultat.
Ważne jest, aby był to problem złożony czyli taki, który nie zamyka się w jednej dziedzinie funkcjonowania organizacji, ale zahacza o różne dziedziny działania. Najlepiej, dla dobrego obrazu całości, główne zagadnienie dla którego szukamy powiązań przyczynowo-skutkowych, umieścić na środku diagramu.
Następnie za pomocą strzałek zaznaczyć wszystkie możliwe zależności między czynnikami.
W kolejnym kroku tworzy się tabelę, w której dla wszystkich wypisanych czynników przydzielane są punkty. Punktacja ma odzwierciedlić moc wzajemnego oddziaływania czynników na siebie oraz na problem. W tym celu najlepiej stworzyć tabelę z wypisanymi czynnikami i przydzielać odpowiednio 1-3-9 punktów. Przy czym 1 to mały wpływ, 3 to średni wpływ, a 9 to duży wpływ danego czynnika na zdefiniowany problem. Im więcej punktów uzyska dany czynnik tym większy ma wpływ na skutek czyli zdefiniowany problem.
W następnym etapie porządkuje się czynniki od największej do najmniejszej liczby punktów. Dzięki temu uzyskuje się informacje, które z czynników należy usunąć w pierwszej kolejności aby uporać się z problemem. Sam schemat graficzny poprzez największą ilość strzałek pokazuje jaki czynnik jest najbardziej problematyczny. Jednak układ tabelaryczny znacznie dokładniej porządkuje całość informacji.
Przykład Diagramu relacji
Problemem jest niezadowolenie z pracy.
Podczas burzy mózgów zostało wyłonionych kilka czynników składających się na ten stan rzeczy:
- przestarzałe narzędzia pracy
- słaby przepływ informacji między działami
- nieprzyjemna atmosfera w firmie
- zbyt częste przymusowe nieodpłatne nadgodziny
- rzadkie szkolenia
- słaby system motywacyjny
- brak zastępowalności na stanowiskach pracy
- powtarzające się notorycznie błędy jakościowe
Diagram relacji wskazał, że zbyt rzadko organizowane szkolenia oraz brak zastępowalności na stanowiskach pracy w firmie mają podstawowy wpływ na poczucie niezadowolenia z pracy wśród pracowników. Powinny one zostać w pierwszej kolejności wyeliminowane poprzez wprowadzanie odpowiednich działań usprawniających. Następnymi czynnikami mającymi bardzo duży wpływ na problem są słaby przepływ informacji w organizacji oraz nieprzyjemna atmosfera w firmie. Przyczyny te dają cenne wskazówki o całokształcie funkcjonowania przedsiębiorstwa. Wyznaczają nie tylko kierunki w jakich powinno się wdrożyć działania korygujące, ale także wzajemne oddziaływanie poszczególnych czynników na siebie oraz na skutek w postaci zauważonego problemu.
