Miałem niedawno spotkanie z nowo mianowanym koordynatorem Lean dużej firmy produkcyjnej (nowe stanowisko w organizacji). Chciał porozmawiać o tym w jaki sposób rozwinąć firmę w kierunku Lean.
Niestety w co drugim zdaniu mówił o oszczędnościach, projektach które chce zrealizować i narzędziach Lean jakie wdroży. Kiedy zapytałem co z budowaniem kultury i zaangażowania pracowników usłyszałem „Tak, tak, to też będziemy robić”.
Dodatkowo wczoraj rozmawiałem z moim serdecznym przyjacielem, który był ostatnio uczestnikiem jednej z Konferencji Lean. Kiedy zapytałem jak mu się podobało usłyszałem: „Wiesz Krzysiek, całkiem fajnie. Tylko 90% prezentacji było o narzędziach, a po zakończeniu wydarzenia ponad 100 uczestników zostawiło po sobie w sali ogromny bałagan. Po prostu wstali i wyszli. To jak oni chcą budować kulturę Lean w organizacji kiedy sami jej nie reprezentują.”
Tymczasem dla mnie Lean to nie narzędzia, ale budowa kultury organizacji i zaangażowania pracowników. To codzienna refleksja jak mi dziś poszło i co mogę jutro zrobić lepiej.
Kiedy spojrzymy na podejście Kaizen, to zobaczymy, że to nie tylko sposób działania (narzędzia), ale i sposób myślenia (postawy, kultura).
Co się więc dzieje jeśli skupiamy się tylko na narzędziach i oszczędnościach? Mamy zazwyczaj do czynienia tylko z systemem pchanym (Push). Kilka osób ma cele, które realizuje angażując najczęściej na siłę i dużym wysiłkiem pozostałych pracowników. W efekcie robimy projekty doskonalące, a nie budujemy kulturę Lean.
Tymczasem z punktu widzenia procesu, przepływu, ale też i podstaw Lean dużo bardziej efektywny jest system ssący (Pull), a tego nie da się zbudować samymi narzędziami.
Co jest celem budowania sposobu myślenia zgodnego z Kaizen w organizacji? Przede wszystkim kształtowanie świadomych pracowników, którzy będą dostrzegali potencjały w procesie (marnotrawstwa, przeciążenia, nierównomierności i zmienność), mieli warunki do komunikowania tych obserwacji, rozumieli dlaczego to jest ważne i też wiedzieli, że mogą mieć wpływ na swoje miejsce pracy. Oznacza to, że zamiast pracownika, który przychodzi na 8h „do roboty”, dla którego każdy dzień jest taki sam, chcemy kształtować osoby świadome i zaangażowane.
Czy to jest prosty proces? Zdecydowanie nie! Dużo łatwiej zrobić projekt, wykazać oszczędności i pójść do szefa po wyrazy uznania.
Jak więc można przybliżyć się do kształtowania myślącej organizacji?
Poniżej przedstawiam kilka porad, które warto przetestować:
1. Zacznij od siebie
To najtrudniejszy punkt. W podejściu Kaizen nie chodzi tylko o ciągłe doskonalenie procesu, ale też o „self-improvement”, a więc ciągłą pracę nad sobą. Co to oznacza w praktyce? Każdego dnia chcę być trochę lepszy.
Poniżej kilka przykładów zastosowania:
Praca dzienna zgodnie z cyklem PDCA.
Planuję moją pracę (Plan)
Wykonuję zadania w ciągu dnia (Do)
Sprawdzam na koniec dnia jakie mam efekty, co udało się zrobić (Check)
Podejmuję refleksję czego się dziś nauczyłem i jaki będzie mój kolejny krok jutro, żeby mieć lepszy dzień (Act)
Usprawnianie swojej pracy
Nagminnie spotykam osoby z działów Lean, które odpowiadają za 5S na hali, a nie potrafią utrzymać czystości w swoim biurze.
Mówią innym jak mają pracować, a sami nie potrafią dobrze zarządzić swoją pracą czy komunikacją.
Zastanów się jakie marnotrawstwo kryje się u Ciebie w pracy i zacznij je eliminować.
Dlaczego to jest ważne?
Trudno być wiarygodnym jeśli samemu nie stosujemy się do jakiś zasad.
Trudno stosować podejście/narzędzia, których sami nie doświadczyliśmy, a więc ich nie rozumiemy.
Prawdziwy Leanowiec to człowiek pełen pasji i zaangażowania, który swoim przykładem zaraża innych. Dzięki temu ludzie chcą go naśladować i chętniej wchodzą z nim w dialog – ufają mu.
2. Pracuj nad szacunkiem
Ostatnio prowadziłem organizowaną przez naszą firmę Konferencję Lean Elite. Sporo uwagi przez całe wydarzenie poświęciłem kwestii Szacunku:
Szacunek do czasu – bądźmy punktualni
- Jako uczestnik szanujmy pozostałe osoby oraz prelegenta który występuje.
- Jako Prelegent szanujmy zasady wydarzenia, czas uczestników i innych prelegentów.
Szacunek do miejsca
Stosujmy się do zasad gospodarza i jego własności.
- Jeśli coś Ci się rozleje to posprzątaj po sobie,
- Jeśli skończysz pić kawę, to odłóż pusty kubek w wyznaczone miejsce
- Po skończonym wydarzeniu zostaw to miejsce w takim stanie w jakim je zastałeś
Szacunek do zasobów – weź tyle ile potrzebujesz
Materiały dla uczestników wydawaliśmy w systemie ssącym. Każdy pobierał to co potrzebuje i w ilości w jakiej potrzebuje. Jeśli wziąłeś ulotkę, długopis, gadżet reklamowy i stwierdzasz, że jednak Ci nie będzie potrzebny to zamiast wyrzucać odłóż na miejsce.
Szacunek do człowieka
W wydarzeniu brały udział różne osoby (od specjalistów po prezesów i właścicieli firm). W trakcie wydarzenia każdy był dla siebie równy, odnosił się do siebie z szacunkiem, życzliwością i chęcią nawiązywania nowych znajomości.
Ten szacunek do człowieka to często brakujący element codziennej pracy. Zapytanie „Hej, co u Ciebie słychać?”. Podejście do każdego jak do człowieka – tak po prostu, szczerze i bez pośpiechu.
Jaki był tego efekt tego budowania szacunku u uczestników?
- Po zakończeniu wydarzenia sala była w idealnym stanie.
- Żadne śmieci nie zostały w sali.
- Uczestnicy sami zwracali na stół rzeczy, które pobrali, a ich nie potrzebowali.
- Nikt się nie wchodził na salę po zakończeniu czasu przerwy.
- Harmonogram czasowy Konferencji był na bardzo dobrym poziomie (choć mamy jeszcze obszary do poprawy w tej kwestii).
- NPS Konferencji uczestnicy określili na poziomie 9,33/10.
