Kilka słów wstępu
Eliminacja marnotrawstwa jest jednym z najważniejszych warunków budowania odnoszącej sukcesy firmy. Ta koncepcja jest integralną częścią „szczupłego” myślenia i pomaga zwiększyć rentowność organizacji. Idea eliminacji strat wywodzi się z Systemu Produkcyjnego Toyoty. Taiichi Ohno, który jest uważany za jednego z ojców założycieli lean manufacturing, poświęcił swoją karierę na stworzenie solidnego i wydajnego procesu pracy. Opisał trzy główne przeszkody, które mogą negatywnie wpłynąć na procesy firmy: Muda (marnotrawstwo), Muri (przeciążenie) i Mura (nierówności). Na podstawie swoich obserwacji i dogłębnej analizy sklasyfikował 7 rodzajów star (7 Mud), które później stały się popularną praktyką redukcji kosztów i optymalizacji zasobów.
Co to jest Muda?
Marnotrawstwo w kulturze Lean to każda czynność, która zużywa zasoby, ale nie przynosi żadnej wartości klientowi końcowemu. W rzeczywistości czynności, które rzeczywiście tworzą wartość dla klientów, to tylko niewielka część całego procesu pracy. Dlatego firmy powinny skupić się na jak największym ograniczaniu marnotrawstwa. W ten sposób firmy mogą zidentyfikować znaczące możliwości poprawy swoich ogólnych wyników.
Nie wszystkie „marnotrawne” czynności można wyeliminować z procesu. Niektóre z nich są koniecznością. Na przykład testowanie oprogramowania nie jest czynnością, za którą klienci są skłonni zapłacić. Jednak bez tego istnieje ryzyko, że się dostarczy produkt niskiej jakości, który zaszkodzi wynikom ekonomicznym. Dlatego istnieją dwa główne rodzaje start:
- Niezbędne marnotrawstwo – bez wartości dodanej, ale niezbędne do wykonania zadań po to, aby ostatecznie dostarczyć produkt/usługę na wysokim poziomie jakości Takimi czynnościami mogą być: testowanie, planowanie, raportowanie itp.
- Czyste straty – bez wartości dodanej i niepotrzebne. Wszystko, co nie wnosi wartości i może zostać natychmiast usunięte z procesu. Każdą formę oczekiwania znaną jako strata oczekiwania, można opisać jako czyste marnotrawstwo.
Jakie 7 marnotrawstw wyodrębniono w filozofii Lean?
Optymalizacja procesów w celu wyeliminowania marnotrawstwa ma kluczowe znaczenie dla sukcesu firmy. Marnotrawstwo może obniżyć rentowność firmy , zwiększyć koszty klienta, obniżyć jakość, a nawet satysfakcję pracowników. Z tego powodu należy zidentyfikować działania, które nie dodają wartości i spróbować usprawnić proces, w którym się pojawiają lub ostatecznie je wyeliminować.
7 muda:
1. Transport.
Ten rodzaj marnotrawstwa ma miejsce, gdy zasoby (materiały) są przenoszone, a ruch nie dodaje wartości do produktu. Nadmierny ruch materiałów może być kosztowny dla firmy i spowodować pogorszenie ogólnej jakości. Często transport może spowodować dodatkowe koszty, straty czasu opłaty za czas, miejsce czy urządzenia.
2. Nadmierne zapasy.
Są często wynikiem posiadania przez firmę zapasów tzw. „na wszelki wypadek”. W takich przypadkach firmy zaopatrują się w zapasy, aby zaspokoić nieoczekiwany popyt, uchronić się przed opóźnieniami w produkcji, niską jakością lub innymi problemami. Jednak te nadmierne zapasy często nie spełniają potrzeb klientów i nie dodają wartości. Zwiększają tylko koszty magazynowania i amortyzacji.
3. Nadmierny ruch.
Ten rodzaj marnotrawstwa obejmuje ruchy pracowników (lub maszyn), które są skomplikowane i niepotrzebne. Mogą powodować urazy, wydłużony czas produkcji i nie tylko. Innymi słowy należy tak zorganizować proces, aby pracownicy robili optymalną ilość ruchów w celu wykonania pracy.
4. Oczekiwanie.
To prawdopodobnie najłatwiejsze marnotrawstwo, jakie można rozpoznać. Ilekroć towary nie poruszają się a zadania nie postępują, pojawia się „oczekiwanie”. Łatwo je zidentyfikować, ponieważ stracony czas jest najbardziej oczywistą rzeczą, jaką można wykryć. Na przykład towary oczekujące na dostawę, sprzęt oczekujący na naprawę lub dokument oczekujący na zatwierdzenie przez kierownictwo.
5. Nadprodukcja.
Mając na uwadze, że straty to wszystko, za co klient nie chce płacić, łatwo zrozumieć, dlaczego nadprodukcja to jedna z mud. Produkowanie większej ilości oznacza przekraczanie zapotrzebowania klienta, co prowadzi do dodatkowych kosztów. W rzeczywistości nadprodukcja powoduje pojawienie się pozostałych 6 strat. Powodem jest to, że nadmiar produktów lub zadań wymaga dodatkowego transportu, nadmiernego ruchu, dłuższego czasu oczekiwania i tak dalej. Co więcej, jeśli z czasem pojawi się defekt podczas nadprodukcji, oznacza to, że zespół będzie musiał przerobić jeszcze więcej jednostek.
6. Nadmierne przetwarzanie.
Ten rodzaj marnotrawstwa zwykle odzwierciedla wykonywanie pracy, która nie wnosi dodatkowej wartości lub przynosi więcej wartości niż jest to wymagane. Taką rzeczą może być dodawanie do produktu dodatkowych funkcji, z których nikt nie będzie korzystał, ale zwiększają one koszty. Na przykład, jeśli producent samochodów zdecyduje się umieścić ekran telewizora w tylnym bagażniku pojazdu, prawdopodobnie nikt go nie użyje, ani nie znajdzie w nim wartości. Co więcej, będzie to kosztować zasoby i podniesie cenę końcową produktu o koszt, którego klienci nie chcą płacić.
7. Wady/braki.
Wady mogą powodować przeróbki, a co gorsza, mogą prowadzić do złomowania. Zwykle wadliwa sztuka powinna wrócić na produkcję, co kosztuje cenny czas. Ponadto w niektórych przypadkach wymagany jest dodatkowy proces poprawek, co wiąże się z dodatkowym wykorzystaniem siły roboczej i narzędzi.
Każda z 7 rodzajów strat jest toksyczna dla organizacji. Należy jednak spojrzeć na nie bardziej jako na szansę na usprawnienie procesów pracy i optymalizację zasobów. W przypadku różnych przedsiębiorstw 7 form marnotrawstw może mieć różne aspekty.
7 marnotrawstw w różnych obszarach funkcjonowania przedsiębiorstwa:
Identyfikowanie marnotrawstwa to coś, co powinno zacząć się od szczytu firmy. Zazwyczaj kierownictwo wysokiego szczebla ma szeroki przegląd wszystkich procesów. W tym toku myślenia możemy powiedzieć, że zarządzają portfelem różnych działań, obszarów funkcjonalnych i projektów, a ich obowiązkiem jest doskonalenie procesów i szerzenie kultury ciągłego doskonalenia. Jednak marnotrawstwo może się różnić w zależności od firmy.
Na poniższych przykładach zobaczysz, jak poszczególne rodzaje strat mogą się różnić w różnych obszarach funkcjonalnych.
W produkcji
- Transport – w produkcji może to oznaczać przenoszenie części i materiałów z miejsca na miejsce
- Zapasy – niedostarczone produkty lub części, zbyt duża ilość sprzętu, który może być potrzebny w przyszłości
- Nadmierny ruch – niepotrzebny ruch pracowników lub maszyn
- Oczekiwanie – oczekiwanie na dostarczenie towaru
- Nadprodukcja – zbyt wiele przedmiotów wyprodukowanych „na wszelki wypadek”
- Nadmierne przetwarzanie — spędzanie dużej ilości czasu na danym zadaniu, dodanie funkcji, która nie wnosi wartości
- Wady – uszkodzone części lub wadliwe części, które wymagają naprawy
W tworzeniu oprogramowania
- Transport – zbyt częste przełączanie się między zadaniami, niezliczone przerwy w pracy
- Zapasy – niedostarczony kod lub niedostarczone funkcje
- Ruch – niepotrzebne spotkania lub dodatkowy wysiłek w poszukiwaniu informacji
- Oczekiwanie – oczekiwanie na zakończenie testów, oczekiwanie na przegląd kodu i tak dalej
- Nadprodukcja – tworzenie funkcji, z których nikt nie będzie korzystał
- Nadmierne przetwarzanie – niepotrzebne złożone algorytmy rozwiązujące proste problemy
- Wady – błędy w oprogramowaniu
W marketingu
- Transport –wiele zadań na raz, przerwy, niepotrzebnie długi lejek sprzedażowy
- Zapasy – w pełni przygotowane kampanie marketingowe, które nie zostały uruchomione, licencjonowane narzędzia, których nikt nie używa
- Ruch – niepotrzebne spotkania, dodatkowy wysiłek w poszukiwaniu informacji, uczestnictwo w wydarzeniach bez jasnej agendy
- Oczekiwanie – oczekiwanie na zatwierdzenie przez kierownictwo wyższego szczebla
- Nadprodukcja – wykonywanie wielu różnych działań marketingowych bez jasnej wizji i strategii
- Nadmierne przetwarzanie – ręczne generowanie niezliczonych raportów marketingowych, które można zautomatyzować
- Wady – zła komunikacja marki, błędnie oznakowane materiały
W zarządzaniu projektami
- Transport –duża ilość zadań, przerwy
- Zapasy– zakupione narzędzia, których zespoły rzadko używają, materiały biurowe, które przekraczają potrzeby
- Ruch – źle ustrukturyzowane przestrzenie robocze i brak ścieżek organizacyjnych, zbyt wiele spotkań, dodatkowy wysiłek w poszukiwaniu informacji
- Oczekiwanie – oczekiwanie na zatwierdzenie przez kierownictwo wyższego szczebla
- Nadprodukcja – wypełnianie niepotrzebnie dużej ilości dokumentów
- Nadmierne przetwarzanie – wiele poziomów zatwierdzania dla małych zadań
- Wady – nieprawidłowe gromadzenie danych
I na koniec…
To niekończąca się lista, a 7 marnotrawstw będzie się różnić w zależności od firmy. W niektórych teoriach można nawet znaleźć więcej rodzajów marnotrawstw. Ważnym aspektem jest rozpoczęcie eksploracji wszystkich procesów w firmie i próba znalezienia jak największej ilości nieekonomicznych działań. Następnie należy próbować wyeliminować wszystko, co może spowolnić czas cyklu, obniżyć jakość, generować dodatkowe koszty, angażować dodatkowe zasoby lub zmniejszyć rentowność.
