„Prostota jest najwyższą formą wyrafinowania” /Leonardo da Vinci/
Metoda 5S jest jednym z najszerzej stosowanych narzędzi lean management. Można ją zdefiniować jako narzędzie ciągłego doskonalenia, którego celem jest stworzenie miejsca pracy spełniającego wymagania nie tylko szczupłego zarządzania, ale także jako narzędzie do kontroli wizualnej procesu.
System 5S opiera się na założeniu, że dobra organizacja, czystość i porządek w miejscu pracy mają zasadniczy wpływ na jakość, wydajność pracy, stabilność procesów oraz koszty.
Czym jest metoda 5S?
Najprościej można napisać, że 5S to metoda do utrzymania dobrze zorganizowanego i przejrzystego miejsca pracy. Co się za tym kryje?
- Całkowite wyeliminowanie lub ograniczenie marnotrawstw
- Redukcja zmienności w procesie
- Szybkie wykrywanie odchyłek w procesie (wizualne miejsce pracy)
- Zapewnienie bezpieczeństwa (pracownikowi, ale i też np bezpieczeństwa danych)
- Ergonomia stanowiska pracy
- Odpowiednia jakość produktu
- Własność miejsca pracy u pracownika
5S to metoda tworzenia zorganizowanego i czystego miejsca pracy, które eksponuje niezgodności i powoduje, że nieprawidłowości są natychmiast widoczne.
Elementem 5S jest także bezpieczeństwo. Dobrze zaprojektowane stanowisko powinno być również ergonomiczne. Prawidłowe ułożenie narzędzi oraz komponentów do pracy zapewni prawidłowe przechowywanie ich, a zatem minimalizowanie ewentualnych uszkodzeń części. Brak standardu powoduje, że pracownicy odstawiają materiały według własnego uznania, tam gdzie jest wygodniej. ale niekoniecznie bezpieczniej.
Metoda 5S zdecydowanie nie jest trudną metodą. Ta prostota jest właśnie największym wyzwaniem gdyż łatwo można stracić czujność i pójść na skróty gubiąc jej istotę. Powoduje też ona często, że wdrożenia 5S kończą się spektakularną porażką. Na posadzce zostają stare linie/strefy odkładcze, kilka tablic z narzędziami jest jeszcze opisanych, widać wyniki starych audytów, ale w gruncie rzeczy to tylko eksponaty muzealne przypominające, że teraz już to nie działa.
5S musi być realizowane przez pracowników i z pracownikami. Zasady narzucane wzbudzają naturalny sprzeciw i powodują niechęć. Zasady, które tworzymy sami są przez nas nie tylko akceptowane, ale i chętniej rozwijane.
Kluczowe do osiągnięcia sukcesu jest tutaj zmiana sposobu myślenia inaczej będziemy mieli po prostu dobrze zorganizowany system sprzątania.
Co oznacza nazwa 5S?
5S na samym początku używane było przez Japończyków jako 5 kroków do stworzenia dobrze zorganizowanego i przejrzystego miejsca pracy. Aby łatwiej było zapamiętać poszczególne kroki każdy z nich nazwano słowem zaczynającym się na literę S.
Poniższa tabela przedstawia polską nazwę versus tłumaczenie z oryginalnych japońskich słów.
Krok 1 – Selekcja- Likwidacja
Z miejsca pracy likwidujemy zbędne rzeczy wg 3 kryteriów:
- Ilości – zbyt duży zapas danej rzeczy
- Kategorii – konkretna rzecz nie jest potrzebna
- Miejsce przechowywania – rzecz jest potrzebna, ale nie w tym miejscu
Pomocą przy likwidacji jest system czerwonych kartek. Dzięki jego wykorzystaniu oznaczamy nią rzeczy potencjalnie podlegające likwidacji.
Krok 2 – Systematyka- Uporządkowanie
Najprościej jest to ująć sformułowaniem: „miejsce na wszystko i wszystko na swoim miejscu”.
Skoro zostały usunięte z miejsca pracy zbędne rzeczy (komputer, biurko, maszyna, stanowiska), to teraz wszystko co pozostało należy uporządkować.
Uporządkowanie polega na dobraniu właściwych kryteriów umiejscowienia. Mogą to być przykładowo:
- Miejsce używania
- Częstotliwość używania
- Użytkownicy (jedna osoba, czy kilka)
Krok 3 – Sprzątanie- Czyszczenie
Jaka jest różnica pomiędzy Sprzątaniem a Czyszczeniem ?
Sprzątanie (często rozumiane jako główny cel 5S) to relatywnie prosty sposób np. zamiatanie podłogi a czyszczenia jest pojęciem bardziej rozbudowanym. Ma dodatkowo na celu wykryć nieprawidłowości i przeciwdziałać im. Dla wyjaśnienia poniżej przedstawiono 2 przykłady:
Przykład 1:
W ramach cotygodniowego czyszczenia skrzynki mailowej po raz kolejny usuwasz mail z raportem od Andrzeja Nowickiego. Jest to raport którego nie potrzebujesz i nigdy nie czytasz. Wykryłeś nieprawidłowość i przeciwdziałasz jej wysyłając do Andrzeja mail z prośbą o usunięcie z listy odbiorców raportu.
Przykład 2:
W ramach codziennego czyszczenia maszyny na koniec swojej zmiany zauważyłeś, że izolacja przewodu zasilającego jest uszkodzona. Wykryłeś nieprawidłowość, która może prowadzić do wypadku, albo uszkodzenia maszyny. Zgłaszasz potencjalne zagrożenie w odpowiednie miejsce, aby uniknąć niepożądanej sytuacji.
W kroku tym często stosowane są harmonogramy czyszczenia, która definiują zakres pracy do wykonania odpowiednio rozdzielając odpowiedzialność za dany obszar pomiędzy pracownikami.
Krok 4 – Standaryzacja- Czystość
Czystość jest to pewien stan, który należy osiągnąć. Stan czystości, oznacza, że nie trzeba będzie ciągle sprzątać od początku a czynność ta zostanie mocno ograniczona.
Stan czystości reprezentują powszechnie używane tablice cieni, zdjęcia przedstawiające pożądany stan, opisy, kody kolorystyczne itp.
Trzeba też pamiętać, że celem Czystości jest przejrzyste, wizualne miejsce pracy, a więc takie, które pozwala na szybkie wykrycie nieprawidłowości (problemu) i zareagowanie (przywrócenie stanu pożądanego).
Krok 5 – Samodyscyplina- Wychowanie
Samodyscyplina, albo samodoskonalenie może nastąpić dopiero wtedy, kiedy pracownicy zostaną przystosowani do funkcjonowania w konkretnym obszarze.
Dlatego najpierw trzeba wyrobić właściwe nawyki u pracowników. Zmiana nawyków jest to proces, który często będzie czasochłonny (zwłaszcza jeśli mamy w zespole pracowników z 30-letnim doświadczeniem).
Jest to proces często żmudny, czasochłonny i wymagający wielu powtórzeń.
Nie ma jednej złotej recepty na skuteczne wdrożenie 5S. Warto jednak jak najwięcej inspirować się metodami, które są już dostępne i przetestowane. Warto też poprzez eksperymentowanie znaleźć rozwiązania, które najlepiej będą sprawdzały się w konkretnej organizacji uwzględniając specyfikę firmy i jej kulturę, wiek pracowników, lokalizację, przeszłość we wdrażaniu różnych zmian w organizacji itp.
Po wprowadzeniu 5S w organizacji w kolejnym etapie konieczne jest na stałe zaplanowanie audytów weryfikujących stan faktyczny na stanowiskach. Pomogą one nam na bieżąco uzyskać informacje o stanie obecnym oraz zaplanować działania korygujące.
Podczas przeprowadzania audytów 5S warto pamiętać o podstawowych zasadach:
- audytuje się procesy i obszary, a nie ludzi
- stosuje się obiektywny wcześniej przygotowany formularz audytu
- planuje się audyty, ustala ich harmonogram, aby uniknąć nalotów, które wywołują dyskomfort wśród pracowników
- warto, aby podczas audytu był obecny „opiekun” danego obszaru, który doskonale zna stanowisko i jego specyfikę pracy oraz kogoś kto może mieć świeże spojrzenie na temat
- zapewnienie swobodnej atmosfery podczas audyty pomaga ludziom się otworzyć, czuć komfortowo oraz aktywnie współpracować
- za każdy sukces należy chwalić co motywuje do kolejnych działań naprawczych
- warto wizualizować rezultaty audytu
Sukces 5S w dużej mierze zależy od systematyczności oraz konsekwencji we wdrażaniu oraz wymaga cyklicznego audytowania stanu faktycznego i postępów. Jest pracą zespołową, a nie pojedynczych osób, ponadto działania muszą być mocno wspierane przez kierownictwo. 5S to proces, nie pojedyncze działanie, pozytywnie zmieniające całą organizację.
