Brak czasu na rozwój procesów?

Spotkania, raporty, maile, brak priorytetu… zapychacze, które osłabiają organizację.

W trakcie realizacji projektów z klientami najczęściej wymienianymi blokerami zabierającymi czas na to co ważne są właśnie te 4 elementy:
– spotkania
– nadmiar maili
– raporty
– brak priorytetu

Od dłuższego czasu spotykam ten problem co ciekawe – w bardzo różnego rodzaju organizacjach. Zarówno korporacjach, jak i firmach średnich czy mniejszych rodzinnych. Zwłaszcza pierwsze 2 dają się we znaki.


Dlaczego tak jest? Bo w firmach nie ma osób odpowiedzialnych za kulturę i system pracy. Nikt nie widzi z „lotu ptaka” jak dużo czasu pracownicy poświęcają na nieefektywne spotkania, albo klasyczny „ping- pong mailowy”.

Dokładane są kolejne raporty, a nikt nie usuwa starych.

Co gorsza bardzo często tak samo wygląda sytuacja z zadaniami. Przełożeni dokładają zadań nie widząc aktualnego obciążenia pracownika i nie wyznaczając priorytetu. W efekcie pracownik wchodzi w tryb wielozadaniowości – jeden z mniej efektywnych sposobów pracy. Jest sfrustrowany i zdenerwowany sytuacją.
To delegowanie zadań często przypomina wlewanie wody do szklanki, która już jest pełna. I tak ciągle się wylewa i ciągle trzeba sprzątać.

Zarówno wśród pracowników jak i managerów brakuje zadawania sobie pytania: jaka jest jedna, najważniejsza rzecz, jaką muszę w tej chwili ZAKOŃCZYĆ, aby inne tematy były łatwiejsze.

Dlaczego o tym piszę? Bo często pracując z organizacjami i managerami widzę, że wszyscy chcą zmian – ale mają ogromną trudność ze znalezieniem czasu na modyfikacje, naukę i rozwój procesów. Kończy się więc na dobrych chęciach – chyba, że klient jest na tyle świadomy, żeby skorzystać z pomocy w wypracowaniu metod pracy – mogą w tym pomóc nasi konsultanci, zasoby wewnętrzne organizacji, czy też skorzystać z dowolnej innej formy, aby zacząć porządkować kulturę pracy.

1 komentarz do “Brak czasu na rozwój procesów?”

  1. Piękne napisane. Zrobiłem z tego mapę myśli. W swojej organizacji marnuję czas na wiele spotkań, których tematy często się powtarzają. Nie uczymy się na błędach tylko je powtarzamy.
    Nie standaryzujemy też ścieżek postępowania i procesów, co bardzo ułatwiłoby i przyspieszyło pracę.
    Dodaje się mnóstwo niepotrzebnych nikomu raportów. Mam tu na myśli, że pod wpływem chwili dodaje się raport, nie zastanawiając się choćby nad jego sensownością i przydatnością do dalszego użytku. Taki raport i tak ląduje na excelowym wysypisku, do którego nikt nie zagląda i nikt nie porządkuje. Idea recyklingu raportów jest tak jak w środowisku naturalnym, szalenie istotna.
    Zamierzam to poprawiać:
    – Raportować mniej a konkretnie
    – Automatyzować co się da – a da się wiele.
    – Skracać spotkania i lepiej je ogarniać
    – Zmniejszać obciążenie pracą – zwłaszcza tą bezsensowną
    Do sukcesów należy zaliczyć to, że komunikujemy się za pomocą Teamsa co już zmniejszyło i to sporo ilość maili.

    Odpowiedz

Dodaj komentarz

Newsletter

Zapisując się do naszego newslettera dołączysz do grupy osób, które co tydzień będą od nas otrzymywać dodatkową dawkę wiedzy i inspiracji.

Wyrażam zgodę na otrzymywanie drogą elektroniczną na wskazany przeze mnie adres email informacji handlowej w rozumieniu art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną od Perfectus Group Sp. z o.o., ul. Stróżyńskiego 17L , 60-688 Poznań, Sąd Rejonowy Poznań-Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy KRS, nr KRS: 0000451155, kapitał zakładowy: 6.000,00 zł.

 

Subscribe to our newsletter